Im Rahmen der Kooperation erweitert Aareon ihr Rechnungsportal um eine Capture-Lösung und integriert als Basis die Komponenten von BCT. Die Capture-Komponente von BCT liest relevante Daten aus PDF- oder eingescannten Papier-Rechnungen intelligent digital aus. Ein übergreifendes Optimieren der Datenauslesung bringt deutliche Vorteile für die Unternehmen.

Es unterstützt vergleichbar mit der ERechnung (ZUGFeRD, XRechnung, Rechnungsportal-Format etc.) die automatisierte Rechnungserfassung im Rechnungseingangsbuch des ERP-Systems und vereinfacht die Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung mit Geschäftspartnern. Durch das Zusammenspiel der integrierten Lösungen in dem digitalen Ökosystem Aareon Smart World profitieren Immobilienunternehmen von einem effizienten, durchgängig digitalen Rechnungsprozess.

Torsten Rau, Geschäftsführer Aareon Deutschland GmbH: „Unser Anspruch ist es, mit innovativen digitalen Lösungen alltägliche Arbeitsabläufe unserer Kunden in Zusammenarbeit mit ihren Geschäftspartnern so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Daher haben wir uns zur Erweiterung unseres Leistungsspektrums im Bereich automatisierte Rechnungsbearbeitung für die Integration der Capture- Komponente des Spezialisten BCT entschieden. Dies ermöglicht unseren Kunden eine 100 % automatisierte Rechnungsverarbeitung.“

Ralph Mastenbroek, Geschäftsführer BCT Deutschland GmbH: „Mit Aareon als europaweit agierendem IT-Dienstleister haben wir einen bedeutenden Kooperationspartner in der Immobilienwirtschaft gewonnen. Wir freuen uns, dass wir durch die Verknüpfung unserer IT-Lösungen digitalen Mehrwert bei den Anwendern in dieser Branche schaffen können – und sich daraus auch gemeinsame Geschäftspotenziale länderübergreifend eröffnen können.“
Stefanie Meik

BCT

Die Digitalisierung der Arbeitswelt treibt das Softwareunternehmen BCT bereits seit 1985 mit seiner branchenübergreifenden Informationsmanagement-Technologie voran. Dabei setzt der Digital-Office-Experte auf die enge Zusammenarbeit mit seinen Channel-Partnern aus unter anderem dem ECM-, ERP- und Hardware- Sektor sowie aus dem Beratungs- und Systemhausbereich.

Diese erweitern ihr vorhandenes Produktund Dienstleistungsportfolio mit den anbindungsfähigen Softwarekomponenten von BCT. Auf diese Weise ermöglichen sie ihren Kunden transparente, sichere und effiziente Informationsprozesse…

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Und das digital – denn aus anderen Lebensbereichen sind Kunden längst die Geschwindigkeit und den Komfort, die die Digitalisierung mit sich bringt, gewöhnt. Wie Unternehmen diese Entwicklung für sich nutzen können, zeigt der Cloud-Anbieter epilot aus Köln.

Es muss nicht immer alles Marke Eigenbau sein

Angebote und Mehrwerte für Kunden digital vermarkten – was so einfach klingt, ist gerade für kleinere und mittlere Versorger mitunter eine Herausforderung: personelle und finanzielle Ressourcen sind knapp, eine eigenständige größere IT-Abteilung in der Regel nicht vorhanden. Allerdings ist es heutzutage auch ohne großen finanziellen Aufwand möglich, seinen Kunden ein breites Portfolio zu bieten, inklusive einer kurzen Time-to-market und einem zufriedenstellenden Service.

Denn: Es muss nicht immer alles Marke Eigenbau sein. epilot begleitet und unterstützt mittlerweile mehr als 70 kleine bis große EVU auf ihrem Weg in eine digitale Zukunft mit passenden Produktwelten – und wird sich zukünftig auch der Digitalisierung der Wohnungswirtschaft widmen.

Digitale End-to-End-Lösung

Die Herangehensweise: Versorger sollen alle Produkte und Dienstleistungen einfach, digital und kundenzentriert in Prozessen managen – und zwar von der ersten Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung. So können sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und ihre Kunden und deren Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellen. Wie das?

Das Kölner Unternehmen epilot stellt die digitale Grundlage zur Verfügung, sodass diese ihre Produkte und Dienstleistungen so unkompliziert wie möglich auf ihrer eigenen Website verkaufen können – selbstverständlich im eigenen Branding für den Wiedererkennungswert auf Kundenseite. Diese sollen es bei ihrem Einkaufserlebnis so einfach haben, als würden sie ein Paar Schuhe shoppen und nicht ein komplexes Produkt, wie z.B. einen Stromtarif, eine Solaranlage oder einen Hausanschluss.

Und das mit einheitlichen Bestellroutinen über alle Touchpoints und Produkte hinweg – damit die Kunden einmal Erlerntes bei weiteren Bestellungen intuitiv anwenden können. Damit das gelingt, können die Mitarbeiter in epilot ohne Programmierkenntnisse einfach verständliche Klickstrecken konfigurieren, mit denen die Kunden mit wenigen Fragen durch den Anfrage- oder Bestellprozess geführt werden.

Attraktive Mehrwerte für Endkunden

Wie das konkret funktioniert? epilot stellt mit Pilotpartnern entwickelte Vorlagen für verkaufsfertige Energieprodukte und -dienstleistungen zur Verfügung, die sich flexibel bündeln lassen. Nachdem die Kundenbestellung über die Webseite eingegangen ist, wird im epilot-Mitarbeiterportal automatisiert der vordefinierte Prozess angestoßen.

Mit seinem eigenen Login-Bereich behält der Kunde im zugehörigen Kundenportal immer den Überblick über den Prozessstatus und wird über weitere Angebote informiert…

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Für eine Mahnung gibt es keine Formvorschrift

Bernd Drumann: „Um die erste Unsicherheit schon gleich zu Beginn zu beseitigen: Es gibt für eine Mahnung keine Formvorschrift. Sie kann mündlich oder auch schriftlich erfolgen. Man sollte nur bedenken, dass eine Mahnung eine Aufforderung darstellt, etwas Bestimmtes zu tun. Daher sollte sie höflich, aber bestimmt und eindeutig formuliert sein. Aus der Mahnung muss der eindeutige Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte. Saloppe Sprüche, derer man sich in der Hoffnung bedient, dem Ganzen die eventuelle Schärfe zu nehmen, sind wenig zielführend. Formulierungen wie ‚Lieber XY, vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist‘, lesen sich vermeintlich netter, sind im Zweifel aber nicht ausreichend. Aus Gründen der Dokumentation wäre eine schriftliche einer mündlichen Mahnung auf jeden Fall vorzuziehen.“

Zahlungserinnerung oder Mahnung? Das „Kind“ braucht EINEN Namen

Bernd Drumann: „Um bei dem Beispiel zu bleiben: Auch wenn Doppelnamen heute in Mode sind, in Bezug auf das eigene Mahnwesen sollte man durchgängig bei einer Formulierung bleiben. Ob man nun Mahnung oder Zahlungserinnerung schreibt, ist egal, nur eine wahlweise Benutzung mal des einen, mal des anderen Begriffs kann (vor allem im Wiederholungsfall) dazu führen, dass der Schuldner die Zahlungserinnerung ausnahmsweise nicht als ggf. verzugsauslösende Mahnung begreifen muss. (Ich spreche hier im Weiteren von Mahnungen.) Und so müsste es dann klar und eindeutig lauten z. B. 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung.“

Erforderlichkeit der Mahnung

Bernd Drumann: „Rutscht im Geschäftsalltag einem Kunden einmal eine Rechnung durch, wird dieser das nicht unbedingt selbst bemerken. Es ist also für einen Unternehmer aus kaufmännischen Gesichtspunkten dann ‚zwingend ‘, den säumigen Kunden anzumahnen (oder ihn an seine Zahlung zu ‚erinnern‘). Das heißt, es sollte ihm eine unmissverständliche Mahnung zugehen. Aus rechtlichen Gesichtspunkten wiederum kann eine Mahnung erforderlich sein, damit der Schuldner in Verzug kommt und den Verzugsschaden (u.a. Kosten eines Inkassounternehmens oder Rechtsanwalts) ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss. Ohne Mahnung tritt Verzug dann ein, wenn das Gesetz oder der Vertrag die Fälligkeit genau regeln oder wenn bei Entgeltforderungen 30 Tage ab Fälligkeit und Zugang einer Rechnung verstrichen sind. Wobei Letzteres bei Verbrauchern aber nur dann gilt, wenn in der Rechnung darauf ausdrücklich hingewiesen worden ist.“

Nicht vor Fälligkeit der Rechnung mahnen

Bernd Drumann: „Neben dem ersten Fehler, gar nichts zu tun, wäre der zweite, eine offene Rechnung vor deren Fälligkeit anzumahnen! Eine Mahnung vor Fälligkeit ist unwirksam! Eine vor der Rechnungsfälligkeit erstellte Mahnung setzt den Schuldner nicht in Zahlungsverzug. Das hat zur Folge: Gibt man eine solche Forderung an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen ab, sind dessen Kosten unter Umständen vom Schuldner nicht zu ersetzen, denn dafür wäre der Zahlungsverzug eine Voraussetzung. Im Idealfall enthält der, der Forderung zugrunde liegende Vertrag eine Regelung zur Fälligkeit (etwa in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen [AGB]), sonst tritt Fälligkeit im gesetzlichen Normalfall sofort mit dem Vertragsschluss ein. In der Praxis ist es aber selbst bei Fehlen einer vertraglichen Absprache üblich, dem Kunden ein Zahlungsziel einzuräumen – oft auch erst gerechnet ab Lieferdatum oder Leistung bzw. Rechnungsstellung; damit wird ggf. die Fälligkeit hinausgeschoben.“

Wichtig sind Inhalt und Formulierungen einer schriftlichen Mahnung

Bernd Drumann: „Jede Mahnung sollte deutlich als solche zu erkennen sein, also z. B. eine Überschrift wie‚ 1. Mahnung‘ tragen. Ebenso sollte in jeder Mahnung das Datum der ursprünglichen Rechnung sowie auch deren Rechnungsnummer (ggf. Lieferscheinnummer) zu finden sein. Das Beifügen einer Rechnungskopie empfehle ich ebenso wie auch noch einmal die genaue Benennung der erbrachten Leistung. Jede Mahnung sollte deutlich als eine Aufforderung zur Zahlung zu erkennen sein und dennoch in respektvollem und höflichem Ton formuliert sein. Der Kunde hat für die Kosten (Verzugsschaden), die er durch seinen Zahlungsverzug verursacht, selbst aufzukommen. Darüber sollte er in der Mahnung informiert werden…

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Der Beitrag Keine Steuernachteile bei fehlerhaften Rechnungen. Steuerberaterin Martina Dapper erklärt was zu tun ist. erschien zuerst auf Wohnungswirtschaft-dev.

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Der Beitrag Handwerkerrechnungen müssen korrekt ausgestellt sein – der VPB sagt wie! erschien zuerst auf Wohnungswirtschaft-dev.

Schon kleine Formfehler führen dazu, dass die Finanzbehörden den Abzug der Kosten und der Vorsteuer ablehnen. Statt der erhofften Steuerminderung kann es im Nachhinein zu hohen Nachzahlungen kommen.

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Der Beitrag Geschäftsessen als Betriebsausgabe – Kleine Formfehler gefährden Steuerabzug erschien zuerst auf Wohnungswirtschaft-dev.

Werden digitale Bu- chungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, verwerfen die Finanzbehörden schnell den betreffenden Jahresabschluss und nehmen unvorteilhafte Schätzungen vor. Unter Umständen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen.

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Der Beitrag Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen – Vorsicht! Steuerfalle bei elektronischen Belegen erschien zuerst auf Wohnungswirtschaft-dev.

Durch eine enge Verzahnung der Bereiche lassen sich wichtige Kennzahlen schneller und aktueller für Geschäftsleitung, Kreditgeber und Partner bereithalten. Fachkreise sprechen in diesem Zusammenhang seit Jahren vom so genannten Biltrolling.

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Der Beitrag Rechnungswesen, Bilanzierung und Controlling Zukunftsberuf Biltroller erschien zuerst auf Wohnungswirtschaft-dev.