Punkt 1: Basis allen Handelns — Geschäftsbedingungen

„Ein erfolgreicher Forderungseinzug beginnt bereits mit dem ersten Kundenkontakt (s.o.) und eigenen, den Alleinstellungsmerkmalen des Unternehmens individuell angepasst formulierten Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die unbedingt Regelungen zum normalen und verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten sollten. Der Unternehmer sowie die Mitarbeiter sollten den Inhalt der ‚Firmen‘-AGB kennen und verstehen, denn sie sind die Basis des unternehmerischen Handelns.“

Punkt 2: ALLES schriftlich

„Ein Angebot sollte ebenso nur schriftlich abgegeben werden, wie auch eine Auftragsbestätigung (Genauigkeit bei der Benennung des Auftraggebers!) nur schriftlich erfolgen sollte. Beides sollte unbedingt den Hinweis enthalten, dass Lieferungen und Leistungen auf der Basis der eigenen Geschäftsbedingungen erbracht werden. Darüber hinaus sollte man sich später auch die vertragsmäßige Lieferung oder Leistung vom Auftraggeber schriftlich bestätigen lassen (s. u.), wie auch die Rechnungstellung und ggf. Mahnungen schriftlich erfolgen sollten.“

Punkt 3: Rechnung zeitnah und sorgfältig verfassen

„Bei der Erstellung der Rechnung ist Sorgfalt gefragt, besonders bei der Benennung des Adressaten. Die Rechnung sollte zeitnah zur Erledigung des Auftrages erstellt werden und ein Datum tragen. Die der Rechnung zugrunde liegende Lieferung oder Leistung sollte genau benannt werden…

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In Unternehmen ist es gang und gäbe, zu einem bestimmten Stichtag eine Inventur durchzuführen. Inventur kommt von lateinisch invenire „etwas finden“ oder auch „auf etwas stoßen“. Eine Inventur soll also etwas zutage fördern. Dafür wird der entsprechende Bestand aufgenommen, positiv wie negativ. „Von Zeit zu Zeit auch so eine ‚Bestandsaufnahme‘ der eigenen unternehmensinternen Abläufe vorzunehmen, kann ich jedem Unternehmer nur raten“, so Drumann. „Ein erfolgreicher Forderungseinzug z. B. erfordert u. a. Konsequenz und Genauigkeit und das bereits vom ersten Augenblick an. Eine Überprüfung der eigenen Vorgehensweisen kann dabei helfen, eventuelle Defizite sichtbar zu machen und Fehler zu beheben.“

Nachfolgend gibt Drumann ein paar Tipps aus seinem Arbeitsalltag, die helfen sollen, unternehmensinterne Abläufe für einen erfolgreicheren Forderungseinzug ggf. neu zu ordnen, zu optimieren oder auch zu ergänzen.

1 – Ein Vertragsabschluss bedarf unbedingt der Schriftform

„Die bereits erwähnte nötige Konsequenz und vor allem Genauigkeit vom ersten Augenblick an (s. o.) ist bereits bei der Abgabe eines Angebotes gefragt. Dies sollte dem Kunden in schriftlicher Form vorgelegt werden ebenso wie die Bestätigung einer sich aus dem Angebot ergebenden Bestellung. Der Hinweis, dass alle Lieferungen und Leistungen auf der Basis der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Unternehmens erbracht werden, sollte dann sowohl im Angebot als auch in der Auftragsbestätigung enthalten sein. Es ist jedem Unternehmer anzuraten, sich Geschäftsbedingungen, individuell zugeschnitten auf das eigene Unternehmen, eventuell mit Hilfe eines Anwaltes erstellen zu lassen. So kann man sicher sein, dass auch alle Alleinstellungsmerkmale und Besonderheiten des Unternehmens ‚abgedeckt‘ sind. Dass diese Geschäftsbedingungen dann, wenn das Unternehmen Lieferungen erbringt, unbedingt Regelungen zum normalen und verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten sollten, sei hier noch einmal ausdrücklich erwähnt.“

2 – Unmissverständliches Zahlungsziel benennen

„Um Genauigkeit geht es auch hier: Wird dem Kunden ein genaues Datum als Zahlungsziel genannt, bleibt kein Raum für (Fehl-)Interpretation. Wer dem Kunden dann auch noch klare ‚Anweisungen‘ wie etwa ‚Der Rechnungsbetrag ist bis 20.08.2018 bei uns eingehend zu zahlen.‘ mit auf den Weg gibt, fördert nach unserer Erfahrung die Zahlungsmoral des Kunden. Denn auch Kunden lieben klare Vorgaben. Bei der Festsetzung des Zahlungsziels sollte man sich an den in der jeweiligen Branche üblichen Fristen orientieren. Handelsüblich sind dabei 10 bis 14 Tage, nach deren Ablauf die Rechnung zur Zahlung fällig ist.“

3 – Beweis für den Zugang der Rechnung

„Glaubt man der Aussage mancher Schuldner, ist nichts so unsicher bzw. unzuverlässig wie die Postzustellung im Land. Was da nicht alles verloren geht … Rechnungszugänge werden nicht selten rundweg abgestritten. Dem kann man bestmöglich entgegenwirken, indem man die Rechnung im Vorwege faxt oder per E-Mail versendet und das Sendeprotokoll bzw. die Lesebestätigung aufbewahrt. Wenn man ganz sicher gehen will, kann man die Rechnung von einem Mitarbeiter persönlich und ggf. vor Zeugen übergeben oder sie sogar vom Gerichtsvollzieher zustellen lassen. Möchte man als Gläubiger Anwalts- oder Inkassokosten von einem Schuldner erstattet bekommen, so ist der Beweis, dass dem Schuldner die Rechnung tatsächlich zugegangen ist, dafür zwingend erforderlich, wenn der Schuldner den Zugang bestreitet!“

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