„Dennoch gibt es ein paar Dinge, die man gerade in einer Zeit, in der viel von außen vorgegeben zu werden scheint, tun kann, um die Liquidität des eigenen Unternehmens bestmöglich zu sichern. Dabei ist es durchaus wichtig, sich vor Augen zu führen, welche Schritte insbesondere den Forderungseinzug betreffend im eigenen Handlungs- und Entscheidungsbereich liegen und welche eben nicht. Auf letztere muss dann nicht unnütz Energie und Zeit verschwendet werden. Eine ehrliche Analyse des eigenen Vorgehens und der Abläufe im Unternehmen ist dafür unerlässlich.“

Selbst in der Hand hat man — alles Wichtige schriftlich festzuhalten

„Das A und O im Geschäftsleben ist die Nachweisbarkeit der Absprachen, der vereinbarten Vertragsinhalte, der gemachten Angebote, der erteilten sowie übernommenen Aufträge usw. Wird jeder einzelne Schritt schriftlich dokumentiert, hilft das nicht zuletzt beiden Geschäftsparteien. So werden u. a. Missverständnisse vermieden, können getroffene Absprachen jederzeit nachgelesen und ggf. auch bewiesen werden.“

Selbst in der Hand hat man — gute individuelle Geschäftsbedingungen zu nutzen

„Wer für sein Unternehmen keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) hat, auf deren Basis er alle Geschäfte abschließt, handelt schon fast fahrlässig. Sie bieten neben Klarheit für beide Geschäftsparteien über die dem Geschäftsabschluss zu Grunde liegenden Bedingungen und Vertragsinhalte auch die Möglichkeit, die Besonderheiten des Unternehmens und die Alleinstellungsmerkmale abzudecken.

Vielfältige Regelungen können darin schriftlich fixiert werden und müssen so nicht jedes Mal wieder neu definiert werden. Es ist anzuraten, sich AGB nicht einfach aus dem Internet herunterzuladen oder vom Mitbewerber zu übernehmen (u. U. Urheberrechtsverletzung), sondern sie sich ggf. von einem Anwalt formulieren zu lassen. Ein Anwalt haftet für die Rechts- und Abmahnsicherheit der von ihm erstellten Klauseln. Das ist einmalig gut investiertes Geld.“

Selbst in der Hand hat man — den Eigentumsvorbehalt zu regeln

„Besonders derjenige, der ein Unternehmen hat, das Lieferungen erbringt, sollte unbedingt, wenn er seine Geschäftsbedingungen nicht von einem Anwalt formulieren lässt, darauf achten, dass die eigenen Geschäftsbedingungen Regelungen zum normalen und zum verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten. Grob skizziert bedeuten sie, dass das Eigentum an einer (gelieferten) Sache so lange besteht, bis diese vom Kunden vollständig bezahlt wurde. Solche Regelungen können bei Kundeninsolvenz u. U. Verluste vermeiden helfen.“

Selbst in der Hand hat man — den Zugang der Rechnung beweisen zu können

„Denn das ist enorm wichtig. Besonders dann, wenn man Anwalts- oder Inkassokosten von einem Schuldner erstattet bekommen möchte. Im Falle, dass der Schuldner den Zugang der Rechnung bestreitet, ist der Nachweis darüber, dass ihm die Rechnung tatsächlich zugegangen ist, zwingend erforderlich. Die persönliche Übergabe der Rechnung vor Zeugen ist in der Regel selten praktikabel…

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Drumann ist Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH und weiß in diesem Zusammenhang noch von einem anderen „Phänomen“ zu berichten. „Selbst mit Daueraufträgen, bei denen ja eigenes Geld vom Konto regelmäßig an jemanden abfließt, wird stiefmütterlich umgegangen. Sie werden oft nicht an neue Gegebenheiten angepasst oder es wird gar vergessen, sie zu kündigen. Letzteres geschieht nicht selten besonders dann, wenn alle Raten z. B. für die neue Küche bezahlt sind.“

Daueraufträge sind nicht „in Stein gemeißelt“

„Ist ein Dauerauftrag erst einmal eingerichtet, scheint ihm oft kein Gedanke mehr zu gelten,“ so Drumanns Erfahrung. „Wird gern schon mal selbst um Centbeträge gestritten, wenn es um das eigene Geld geht, scheinen Daueraufträge da völlig außen vor zu sein. Eingerichtet — abgehakt!

Von 2014 bis 2019 haben wir durchschnittlich pro Jahr rund 28.000 EUR an Schuldner zurückgezahlt, die auf Grund von Überzahlung bei uns eingegangen sind“, so Drumann. „Einen Schwerpunkt bildeten dabei die Überzahlungen aus Daueraufträgen, die zu wenig auf ihre Aktualität hin kontrolliert wurden. In 2020 waren es trotz Corona sogar 47.063,00 EUR!

Konnte mit dem Schuldner eines Mandanten eine Rückzahlungsvereinbarung getroffen werden, wobei die offene Forderung durch Ratenzahlung getilgt werden soll, wird seitens des Schuldners nicht selten ein Dauerauftrag eingerichtet, damit keine Rate vergessen wird und so u. U. weitere Schulden entstehen. Eigentlich sollte man annehmen, dass ein Schuldner froh ist, endlich alle Schulden los zu sein und auf die letzte Ratenzahlung ‚hin fiebert‘, oder aber den Dauerauftrag gleich von Anfang an auf die absehbare Laufzeit der Raten (bis zur Erfüllung der gesamten Forderungssumme) zeitlich begrenzt, aber dem ist oft genug nicht so.

Es wird tatsächlich nicht selten vergessen, den Dauerauftrag zu beenden. Dabei werden die meisten Schuldner von uns sogar darauf hingewiesen, dass die letzte Rate ansteht. Das gilt besonders für den Fall, dass der ausstehende Restbetrag geringer ausfällt als die bisher überwiesenen Raten. Ja, und es kommt sogar auch vor, dass wir mehrmals anfragen müssen, wohin der überzahlte Betrag denn von uns zurücküberwiesen werden soll. Spätestens, wenn einmal Schulden entstanden sind, sollte der Umgang mit eigenem und fremdem Geld doch genauer genommen werden.“

Schulden getilgt – Zahlungen beenden

„Das trifft leider nicht immer zu. Bei oben genannten überzahlten Beträgen handelt es sich wohlgemerkt um Gelder, die zu viel gezahlt wurden, nachdem ein Schuldner seine Schuld komplett getilgt hat. Das wiederum bedeutet, dass der Gläubiger bei erfolgreichem Einzug der Gesamtforderung seine Forderung vom Schuldner zu 100% erhalten hat…

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So manchen graust es vor dem „Kleingedruckten“, wie die AGB auch gern genannt werden, denn die drei Buchstaben stehen bei der Allgemeinheit für viel Text, juristischen „Fachkram“ und endlos viele Paragrafen. Und gerade auch mit Transparenz würden wohl die wenigsten die AGB in Verbindung bringen, dabei dienen die dort getroffenen Regelungen genau diesem Zweck.

Sie sollen beiden Vertragspartnern Sicherheit darüber geben, zu welchen Bedingungen, für beide Seiten gleichermaßen bindend, sie einen Vertrag miteinander eingehen.

„Es ist für mich unverständlich“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH, „dass es immer noch Unternehmer gibt, die auf solch ein solides ‚Vertragsfundament‘ verzichten, zumal eigene (individuelle) AGB in der Regel ja nur einmal formuliert werden müssen und dann immer wieder Anwendung finden.“

AGB – Regeln, die regeln

„Nicht jeder mag Regeln, Bedingungen oder Vorschriften, weil sie vielleicht einengen oder zu bevormunden scheinen. Im gesellschaftlichen Miteinander, im Straßenverkehr oder aber auch im Geschäftsleben geht es aber nicht ohne Vereinbarungen, an die sich alle zu halten haben, damit möglichst niemand zu Schaden kommt.

Regelungen, die in den AGB getroffen werden, sind ebenfalls dazu da, die Geschäftspartner vor Schaden zu schützen und Geschäftsabschlüsse zu vereinfachen. Sind die Bedingungen eines Geschäftsabschlusses für beide Seiten klar und eindeutig definiert und auch gleichermaßen für beide Seiten bindend, weiß jeder, worauf er sich ggf. mit seiner Unterschrift einlässt.

AGB vereinfachen und regeln darüber hinaus immer wiederkehrende Abläufe im unternehmerischen Alltag, damit diese nicht bei jedem Geschäftsabschluss aufs Neue verhandelt und schriftlich festgehalten werden müssen.“

AGB – Klare Ansage des Unternehmers

„Der Unternehmer kann im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen mit den eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen festlegen, wie er die Geschäftsabwicklung gerne hätte und was etwa für die Zahlungsmodalitäten, die Lieferzeit, die Versicherung oder den Leistungsumfang bei z. B. der Verpackung oder dem Transport gelten soll.

Auf die Vorgabe solcher klaren ‚Ansagen‘ sollte kein Unternehmer verzichten, nicht nur seinen Kunden sondern auch sich selbst zuliebe. Klarheit schafft Sicherheit auf beiden Seiten. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt in den §§ 305 ff. das Recht der AGB.“

AGB – Sorgfältig formulieren

„ …. oder am besten noch formulieren lassen!“ so Drumanns Apell. „Heutzutage wird für alle möglichen Fragen das Internet bemüht. Dort gibt es auch unzählige AGB, die man sich herunterladen könnte. Davon ist aber dringend abzuraten, denn kaum ein Geschäft gleicht dem anderen.

Eine Schreinerei z. B. hat mit Sicherheit andere Geschäftsabläufe als eine Brauerei oder gar ein Zahnlabor. Auch von freundlich gemeinten Angeboten der Unternehmerkollegen, doch deren AGB einfach zu übernehmen, sollte man (selbst abgesehen von möglichen Urheberrechtsverletzungen) Abstand nehmen.

Wohl jeder Unternehmer ist stolz auf ein Alleinstellungsmerkmal seines Unternehmens am Markt, und dem sollte durch eigene individuelle AGB Rechnung getragen werden…

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Indem sich der Kunde also durch späte Zahlung selbst zu einem (vorerst) günstigen Lieferantenkredit verhilft, werden dem Unternehmer ohne eigenes Zutun Zinsbelastungen auferlegt, die Erträge zusätzlich schmälern. Sein Schaden ist also nicht „nur“ die offene Rechnung. Das sollte man im Blick behalten. „Den entstandenen Zinsschaden sollte sich der Unternehmer von seinem Kunden ersetzen lassen.

Aber auch wenn ihm kein Zinsschaden – etwa durch Inanspruchnahme eines Bankkredites – entstanden ist, gesteht ihm der Gesetzgeber dennoch eine Verzinsung seiner Forderung zu“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH. „Es lohnt sich also, sich mit dem Thema Zinsen, insbesondere Verzugszinsen, zu beschäftigen“. Nachfolgend beantwortet Drumann Fragen zum Thema (Verzugs-) Zinsen:

Ab wann können Verzugszinsen verlangt werden?

„Verzugszinsen können verlangt werden, wenn der Kunde mit der Zahlung in Verzug ist. Vorher nicht! Aber ab dem Eintritt des Zahlungsverzugs können gesetzliche Verzugszinsen und ein ggf. höherer (z. B. Zins‑) Schaden geltend gemacht werden. Ein Kunde kommt in Verzug
1. mit Zugang einer Mahnung des Gläubigers, in der dieser ihn zur Zahlung der fälligen Forderung auffordert,
2. wenn ein Zahlungstermin überschritten wurde, der nach dem Kalender bestimmbar war (dieser muss allerdings zuvor vertraglich vereinbart worden sein; allein die einseitige Angabe eines solchen Termins auf der Rechnung reicht nicht aus) – eine Mahnung ist hier nicht nötig –
oder 3. grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung.

Dies gilt für Geschäfte zwischen Unternehmern. Bei Geschäften mit Verbrauchern gilt die 30-Tage-Frist nur, wenn sich ein ausdrücklicher Hinweis auf der Rechnung befindet.“

In welcher Höhe dürfen Verzugszinsen angesetzt werden?

„Die Grundlage für die Berechnung der Verzugszinsen ist der Basiszinssatz. Die Deutsche Bundesbank berechnet jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres den Zinssatz neu, welcher dann im Bundesanzeiger bekannt gegeben (§ 247 BGB) wird. Seit 01.07.2016 beträgt der Basiszinssatz unverändert und vorerst bis zum 31.12.2019 -0,88%. Der auf Geldforderungen anzusetzende Zinssatz für Verzugszinsen beträgt fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr…

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Damit für A jedoch noch nicht genug: Er fährt einige Tage später am ehemaligen Firmensitz seines Kunden B vorbei und nimmt wahr, dass die Firma noch zu existieren scheint. Zwar ist der GmbH-Zusatz vom Firmenschild verschwunden aber ein ihm bekannter Mitarbeiter von B ist gerade dabei, einen LKW zu entladen. B scheint also einfach, als Einzelfirma, munter weiterzumachen. Auch der Internetauftritt ist nur geringfügig geändert. Die Kontaktdaten sind identisch und sogar das Firmenlogo wird weitergenutzt. Unternehmer A versteht die Welt nicht mehr.

„Die Insolvenz eines Kunden muss nicht zwingend den Totalverlust einer Forderung bedeuten! Dass Unternehmer A angesichts seiner Entdeckung aber zunächst einmal völlig fassungslos ist, ist gut nachvollziehbar“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH.

Unter Umständen neu gegründete Firma haftbar

„Es gibt gewisse Umstände, die dazu führen, dass sogar eine völlig neu gegründete Firma für die alten Verbindlichkeiten der schuldnerischen Firma haftbar gemacht werden kann. Ob die Inanspruchnahme des Betreibers eines solchermaßen fortgeführten Unternehmens auch hinsichtlich der Altverbindlichkeiten in Frage kommt, wird unter anderem unter folgenden Gesichtspunkten zu prüfen sein: Nutzt der Nachfolger bzw. Übernehmer alte Kunden- und Lieferantenbeziehungen, sind Telefon- und Fax-Nummer identisch, ist bisheriges Personal weiter beschäftigt, ist die neue Firma unter der alten Anschrift weiter tätig und wird in seinem Kern der Firmenname weitergeführt (§ 25 Handelsgesetzbuch [HGB]?“

Aus der Praxis

„Zu dieser Problematik fällt mir immer wieder ein Fall eines Mandanten ein, der schon einige Zeit zurückliegt. Wir wurden von ihm beauftragt, eine Forderung von rund 30.000 Euro zu realisieren. Schon bald verlegte die Schuldnerin, die A-GmbH, ihren Sitz nach Berlin. Die Gesellschaftsanteile wechselten den Inhaber, und es wurde ein neuer Geschäftsführer bestellt – bei der A-GmbH war danach nichts mehr zu holen…

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Das ist mit jemandem zu vergleichen, der immer wieder den Warnhinweis im Display seines Wagens ignoriert, dass er in die Werkstatt muss, weil etwas nicht in Ordnung ist, und der meint, das wird schon nicht so schlimm sein. Und der sich dann aber irgendwann vom Mechaniker anhören muss, dass der Schaden, wäre er gleich in die Werkstatt gekommen, leicht und günstig zu beheben gewesen wäre, sich nun aber, durch das ‚Aussitzen‘, massiv vergrößert hat und somit eine Reparatur sehr umfangreich und enorm teuer wird. Das ist dann nicht die Schuld des Autos, der Werkstatt oder gar des Mechanikers – das hat sich der Autofahrer ganz alleine zuzuschreiben.“

Durch die Einschaltung eines Anwalts entstehen Kosten, wie bei jeder Dienstleistung. Die Kosten steigen mit jeder Maßnahme, die der Anwalt zur Realisierung der Forderung zusätzlich ergreifen muss, je länger der Schuldner eine Forderung aussitzt. Diese anfallenden Kosten gelten gleichermaßen auch für die Beauftragung eines Inkassobüros. Auftraggeber der Inkassounternehmen dürfen nämlich nach bereits geltendem Recht vom Schuldner nur solche Kosten erstattet verlangen, die auch bei Einschaltung eines Rechtsanwalts entstanden wären. Die Grundlage der Gebührenberechnung ist hier der Gegenstandswert der Forderung. Der niedrigste, gesetzlich festgelegte Gegenstandswert ist ‚bis 500 EUR‘. Für eine Kleinstforderung von 40 EUR fallen also die gleichen Gebühren an wie für eine Forderung in Höhe von 499 EUR. Nachfolgend erläutert Bernd Drumann einige Maßnahmen sowie die dafür vom Gesetzgeber vorgesehenen Gebühren/Pauschalen.

Beispiel 40 Euro Hauptforderung:
Welche Anwaltsgebühren entstehen hier in der Regel?

„Rechtsanwälte rechnen meist nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) ab. Dort sind u. a. die unterschiedlichen abrechenbaren Gebühren sowie deren Höhe tabellarisch aufgelistet zu finden. Die Höhe der jeweiligen Gebühren richtet sich zumeist nach dem Gegenstandswert einer Forderung bzw. nach dem Streitwert. Bei dem Einzug einer Forderung kommen zu den 40,00 Euro Hauptforderung in der Regel eine sogenannte 1,3 Geschäftsgebühr, 20% (von dieser Gebühr, max. 20,00 Euro) Auslagenpauschale sowie die Mehrwertsteuer (MwSt) auf den Gesamtbetrag hinzu (die MwSt jedoch nur dann, wenn der Auftraggeber nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist). Das heißt in Zahlen: Bei einer Forderung von ‚bis 500 Euro‘ (niedrigster gesetzlich festgelegter Gegenstandswert) kommen 58,50 Euro (1,3 Geschäftsgebühr) sowie 11,70 Euro (20% von 58,50 Euro) Auslagenpauschale = 70,20 Euro zzgl 19% MwSt (13,33 Euro), also 83,53 Euro Gesamtkosten auf den Schuldner zu. Diese Kosten hat er grundsätzlich zu erstatten. An den Anwalt muss der Schuldner daher 123,53 EUR (Kosten und Hauptforderung) zahlen.

Nach Zahlung von Kosten und Hauptforderung: Fall für Schuldner erledigt?

„Ja, in der Regel ist der Fall erledigt, wenn die Zahlung der vom Anwalt angeforderten Summe fristgerecht geleistet wurde. Mit der sofortigen Zahlung des geforderten Betrages oder einer unverzüglich mit dem Rechtsanwalt getroffenen Zahlungsvereinbarung ist der Schuldner gut beraten. Ein mitunter sehr teures gerichtliches Mahn- und Vollstreckungsverfahren hat er sich so erspart.“

Schuldner knapp bei Kasse. Rückzahlung in Raten möglich?

„Ja! Eine Ratenzahlungsvereinbarung (auch über einen kleineren Betrag) ist möglich und allemal besser, als zu versuchen, die Sache „auszusitzen“. Allerdings rechnet ein Rechtsanwalt gemäß RVG für eine Zahlungsvereinbarung eine zusätzliche Gebühr ab. Ihm steht eine 1,5 Einigungsgebühr, 20 % von dieser Gebühr (max. 20,00 Euro) als Auslagenpauschale sowie die Mehrwertsteuer (s.o.) zu. Als Auslagenpauschale dürfen jetzt aber nur noch die restlichen 8,30 EUR angesetzt werden, die von den max. 20 EUR nach Abzug der bereits in der Berechnung der Gesamtkosten (ohne Zahlungsvereinbarung) geforderten 11,70 EUR (s.o.) übrig sind. Abzurechnen sind daher 67,50 EUR (1,5 Einigungsgebühr) sowie 8,30 EUR = 75,80 EUR zzgl. 19 % MwSt (14,40 Euro) = Gesamtkosten 90,20 EUR. Der Schuldner hat jetzt die 40,00 EUR Hauptforderung, die 83,53 EUR Gesamtkosten (vor Zahlungsvereinbarung) und die 90,20 EUR Gesamtkosten für die Zahlungsvereinbarung, also 213,73 EUR zu zahlen.

Warum muss eine solche Vereinbarung überhaupt Geld kosten?

„Jedes Verfahren, das nicht vor Gericht landet, belohnt der Gesetzgeber. Jede außergerichtliche Erledigung entlastet die Justiz. Der Gesetzgeber hat es daher ausdrücklich geregelt, dass der Anwalt für seine Bemühungen um die außergerichtliche Erledigung als Anreiz eine zusätzliche Gebühr erhält.

Die Vereinbarungen selbst dürften in der Regel auch bei einem Anwalt schon so vorbereitet sein, dass deren Erstellung keinen größeren Aufwand darstellt. Allerdings ist der Anwalt naturgemäß gehalten, auch zu überwachen, ob die Raten tatsächlich vereinbarungsgemäß gezahlt werden…

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