Bedarf an Wohnraum gibt es immer? Das stimmt, und doch steht die Wohnungswirtschaft unter wachsendem ökonomischem Druck. Obwohl sie aus einer zuletzt recht komfortablen Marktsituation kommt, werden die Zeiten für die Branche zunehmend schwierig – und das hängt mit einer brisanten Melange an externen Entwicklungen zusammen.

So werden Bauvorhaben und Instandhaltungsarbeiten an Wohngebäuden immer kostspieliger: Der vom Statistischen Bundesamt erhobene Baupreisindex für Wohngebäude etwa zeigt eine Steigerung von sagenhaften 17,6 Prozent zwischen dem zweiten Quartal 2021 und dem zweiten Quartal 2022. Zeitgleich steigt der Druck auf institutionelle Vermieter zur Dekarbonisierung und energetischen Sanierung ihres Bestands unablässig. Die aktuelle Energiekrise schürt Befürchtungen, dass ein Teil der Mieterschaft die nächste Nebenkostenabrechnung nicht wird begleichen können, was wiederum direkte Folgen für die Liquidität der Unternehmen hätte. Und noch dazu macht sich in den Wohnungsunternehmen inzwischen der Fachkräftemangel bemerkbar.

Das Ziel: ein umfassendes Prozessmanagement

Die Folge ist eine angespannte Ressourcenlage auf Seiten der Vermieter. Immer mehr Unternehmen suchen heute mit wachsender Dringlichkeit nach Wegen, um Kosten zu sparen und Ressourcen zu schonen. Hinzu kommt, dass die Potenziale in vielen wohnungswirtschaftlichen Organisationen bis dato längst nicht in vollem Umfang genutzt werden: Laut einer KPMG-Studie sind mehr als 25 Prozent der Wohnungsunternehmen hierzulande nicht oder nur wenig digitalisiert.

Doch prozessuale Ineffizienzen kann – und will – sich heute kein institutioneller Vermieter mehr leisten. „Deshalb ist es unerlässlich, die wohnungswirtschaftlichen Kernprozesse unter die Lupe zu nehmen und sie auf die Frage hin zu überprüfen, wo noch Effizienzpotenziale zu heben sind“, sagt Managing Director Dr. Christian Fahrner, der bei der Aareal Bank den Bereich Strategy and Development leitet.

„Insbesondere dort, wo Regelprozesse noch immer mit massiven manuellen Aufwänden verbunden sind – etwa bei der Rechnungs- oder bei der Zahlungseingangsverarbeitung – lohnt sich ein kritischer Blick. Das Ziel sollte ein umfassendes Prozessmanagement sein, denn mit einem Dreiklang aus Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung können Wohnungsunternehmen hier einen großen Schritt in Richtung Zukunft gehen.“

VIVAWEST optimiert konsequent die hauseigenen Prozesse

Wie das in der Praxis funktionieren kann, zeigt zum Beispiel VIVAWEST. Das nordrhein-westfälische Wohnungsunternehmen ist permanent dabei, seine hauseigenen Prozesse immer weiter zu optimieren. Bereits vor vielen Jahren wurde im Unternehmen mit der Einführung von SAP in diesem Zuge auch das BK01 Betriebskosten Management der Aareal Bank implementiert, das mithilfe virtueller Kontonummern für ein automatisches Zahlen und Buchen der Versorgerrechnungen sorgt. „In der Zeit davor mussten wir alle Zahlungen und Buchungen manuell tätigen – das war ein enormer Aufwand, der in dieser Form heute, rund 15 Jahre später, kaum noch vorstellbar ist“, erklärt Brigitte Miosga, Referentin Zentrale Bewirtschaftung bei VIVAWEST.

Eine Herausforderung allerdings blieb trotz der kompletten Automatisierung der Versorgereinzüge auf Seiten von VIVAWEST bestehen: Die Rechnungen der Versorger kamen weiterhin auf dem Postweg – und zogen damit eine Menge manueller Tätigkeiten nach sich: Vom Öffnen der Briefe über die Verteilung der Rechnungen auf die richtigen Schreibtische bis hin zur manuellen Prüfung der Dokumente.

„Hinzu kam, dass die Rechnungslegung nicht mit dem Lastschrifteinzug kombiniert war“, erzählt Sabine Thöne, Bereichsleiterin Zentrale Bewirtschaftung bei VIVAWEST. „Konkret haben uns die Rechnungen oft so kurzfristig vor der Abbuchung erreicht, dass eine Rechnungsprüfung erst im Nachgang der Abbuchung erfolgen konnte. So kam es zu Korrekturen, die sowohl für uns als auch für unsere Partner auf der Versorgerseite natürlich mit erheblichen Aufwänden verbunden waren.“

Von Strom und Gas bis zum Schornsteinfeger

Eine Lösung musste her – und um diese zu entwickeln, schlossen sich VIVAWEST, die Aareal Bank, SAP und die Stadtwerke Duisburg im Jahr 2015 zu einer Projektgruppe zusammen. Die Beteiligten trugen die Anforderungen sowohl von wohnungswirtschaftlicher als auch der Versorgerseite zusammen und entwickelten auf dieser Basis ein SAP-Lastenheft. Im Anschluss galt es, die Stammdaten abzugleichen und, wo nötig, zu bereinigen. Um den Zahlungsverkehr zu regeln, wurden nun in Masse virtuelle BK01-Kontonummern für die Liegenschaften von VIVAWEST vergeben, die der Versorger in sein System übernahm. Nach der Programmierung durch SAP überprüften beide Seiten die neue Lösung zunächst über Testsysteme…

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Die Zahlen der diesjährigen EBZ-Studie zum Fachkräftemangel sind beunruhigend. Speziell die Rekrutierung von Sachbearbeiter: innen und Führungskräften mit technischem Know-how ist noch schwieriger – hier geben 80 Prozent der befragten Unternehmen an, bei der Personalgewinnung auf Probleme zu stoßen.

Die Lage wird sich trotz besten Personalmanagements nicht ändern lassen, denn der Fachkräftemangel ist der demographischen Entwicklungen geschuldet. Die kinderreichen Generationen vor dem „Pillenknick“ scheiden in diesem Jahrzehnt aus dem Berufsleben aus, gleichzeitig stehen immer weniger Berufseinsteigende zur Verfügung.

Folgt man den Prognosen der Expertinnen und Experten, wird sich der Negativtrend weiter verschärfen: Im Jahr 2030 werden der Branche bis zu 840.000 Fachkräfte weniger zur Verfügung stehen als noch im Jahr 2019.

Das „Corona-Experiment“ wird zum „New Normal“

Gerade deshalb gilt es, als Arbeitgeber am Markt so attraktiv wie möglich zu sein. Dazu gehört die Öffnung der Wahl des Arbeitsortes und der Arbeitszeit, eine moderne Unternehmenskultur mit interessanten Aufgaben und Eigenverantwortung und eine attraktive Ausstattung der Arbeitsplätze mit modernen Tools und Equipment. In dieser Hinsicht hat das „Corona-Experiment“ neue Maßstäbe gesetzt.

Aus Sicht der meisten Arbeitnehmenden besteht kein Grund, zur Präsenzkultur der Vor-Corona-Zeit zurückzukehren. So sagten zum Beispiel nur 20 Prozent der Teilnehmer:innen einer Befragung von Survey monkey und Zoom, dass sie eine komplette Rückkehr zur Arbeit im Büro als sinnvoll empfänden. In der weltweit durchgeführten Studie „2021 Work Trend Index“ von Microsoft erklärten 73 Prozent von über 30.000 Befragten, dass sie auch nach dem Ende der Pandemie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit haben möchten.

Strukturell und operativ gilt es, Homeoffice, „Workation“ und weitere Flex-Konzepte sinnvoll zu integrieren, statt noch darüber nachzudenken, ob diese überhaupt sinnvoll sind. Wohnungsunternehmen und deren Führungskräfte müssen also lernen, Mitarbeitende im Homeoffice dauerhaft arbeitsfähig zu machen.

Dies gelingt auf zwei Arten. Zum einen sind die arbeitspsychologischen Aspekte dauerhafter Büro-Abwesenheit auszugleichen. Denn obwohl Arbeitnehmer:innen die „neue Eigenverantwortung“ sehr schätzen, hat sie negative Folgen für Struktur und System.

Führungskräfte können dieses Defizit ausgleichen, indem sie die fehlende Präsenz durch regelmäßige, direkte und individuelle Ansprache ersetzen: Meetings, die im „eins-zu-eins“-Format organisiert werden, gehören ebenso dazu wie ein projektbezogener Jour fixe. So wird Eigenverantwortung gefördert, während eine gleichzeitige Regelmäßigkeit die nötige Struktur bietet.

Zum anderen sind technische Voraussetzungen zu gewährleisten. Allem voran der mobile Zugriff auf notwendige Daten und Systeme muss gewährleistet sein. Aktenordner aus dem Büro zu holen, um im Homeoffice weiter arbeiten zu können, scheidet als Handlungsoption aus. Arbeitsabläufe, die aufgrund veralteter Technik nicht so funktionieren, wie sie könnten, sorgen bei Arbeitnehmenden für ebenso große Frustration wie aus der Zeit gefallene Arbeitsbedingungen.

Vielfältige Möglichkeiten zur digitalen Ausgestaltung von Immobilienverwaltung und Bestandbewirtschaftung existieren bereits. Neue Möglichkeiten kommen ständig dazu. Das Hamburger Startup Immomio zum Beispiel bietet eine digitale Mietvertragssignatur an, die auch Gerichtsverfahren standhält.

Schafft man es als wohnungswirtschaftliches Unternehmen, diesen Herausforderungen zu begegnen, kann man im „War for Talents“ weiterhin bestehen.

Dem demographischen Wandel begegnen

Die auf dem Kopf stehende Alterspyramide lässt sich nicht mehr umdrehen. Es wird kein Weg daran vorbeiführen, sich darauf vorzubereiten, mit weniger Personal auszukommen. Auch hierbei ist die Digitalisierung ein wichtiger Hebel. Verschlankte Prozesse, beispielsweise durch digitale Ablage, Nebenkostenabrechnung, Rechnungslegung, Buchhaltung, Verbrauchsdatenmessung, Kontaktpflege und Smart Metering – vieles kann mit deutlich geringerem Personalaufwand bewältigt werden…

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Wie können wir eingehende Zahlungen, die nicht per Lastschriftverfahren aufs Konto kommen, eindeutig einem Mietvertrag zuordnen? Diese Kernfrage war für die in Wien ansässige Wohnbauvereinigung für Privatangestellte, WBV-GPA, vor einiger Zeit Anlass, ihre Zahlungseingangsprozesse zu optimieren. „Bis 2020 hatten wir bei der WBV-GPA nur ein einziges Zahlungseingangskonto“, erläutert Gerald Visjager, Leiter Rechnungswesen und Finanzierung bei der WBV-GPA. „Es war manchmal sehr mühsam, Zahlungen eindeutig zuzuordnen, wenn zum Beispiel die Oma für den Enkel oder die Tante für den Neffen gezahlt und am Zahlschein nicht die Verrechnungsnummer vermerkt hatte.“

Hinzu kommt, dass die WBV-GPA aktiv geförderten Wohnraum schafft. Dadurch ist die Zahl der vermieteten Einheiten in den vergangenen Jahren stark gestiegen – und damit der Bearbeitungsaufwand rund um den Zahlungseingang. „Aus früheren Gesprächen mit der Aareal Bank wussten wir bereits, dass sie Lösungen für die Zahlungszuordnung anbietet, und deshalb haben wir beschlossen, auf diese zurückzugreifen“, erklärt Visjager weiter.

Virtuelle Kontonummer

Seit Januar 2021 nutzt die WBV-GPA die Lösungen Aareal Account und Aareal Portal. Über Aareal Account können das ERP- und das Kontensystem der WBV-GPA miteinander kommunizieren. Dafür schuf die Immodat GmbH (IT-Tochter der österreichischen Sozialbau AG) eine Schnittstelle zum ERP-System der WBV-GPA. Der Clou im neuen Prozess: Jedem Mietvertrag wird eine individuelle virtuelle Kontonummer zugeordnet, auf die die Mietpartei oder eben eine andere Person künftig Zahlungen überweist. Die Zahlungseingänge laufen alle auf dasselbe Konto, lassen sich durch die virtuelle Kontonummer aber ohne Schwierigkeiten dem zugehörigen Mietvertrag zuordnen – und das automatisch.

Über das Portal der Aareal Bank als Benutzeroberfläche kann die WBV-GPA ihre Kontobewegungen verwalten. „Wir schätzen die Zeitersparnis auf rund 15 Stunden im Monat“, berichtet Visjager. Die frei gewordenen personellen Ressourcen nutzt die WBV-GPA heute unter anderem, um Mieteranfragen besser zu betreuen, aber auch, um die Zahl der Überstunden in der Belegschaft zu reduzieren.

Klare Kommunikation

Entscheidend für den Erfolg der deutschen Lösung für das Management des Zahlungseingangs beim österreichischen Unternehmen WBV-GPA war aus Sicht von Prokurist Visjager vor allem die klare Kommunikation mit der Mieterschaft während der Einführung. Heute kann die WBV-GPA eine positive Wirkung auf ihre internen Prozesse feststellen: „Die mühsame Zuordnung des Zahlungseingangs ist bei uns im Hause dadurch schlicht weggefallen. Die Fehlerquote geht gegen null, es gibt nur wenige Ausnahmefälle“, berichtet Visjager und fasst zusammen: „Alles in allem können wir sagen: Die Prozesse haben sich radikal vereinfacht.“

Drei Fragen an Wolfgang Lütz, Direktor bei der Aareal Bank AG

Herr Lütz, die virtuelle Kontonummer bietet institutionellen Vermietern prozessuale Vorteile im debitorischen Zahlungsverkehr. Gibt es diese Potenziale auch im kreditorischen Zahlungsverkehr?

Ja, zum Beispiel die regelmäßig wiederkehrenden betriebskostenrelevanten Abschlagszahlungen. Auch hier bietet die Nutzung der virtuellen Kontonummer große Potenziale. Ich denke dabei an die automatische Bezahlung von Tausenden von kreditorischen Posten zu kreditorischen Verträgen im ERPSystem. Die virtuelle Kontonummer als Werkzeug bietet hier die Chance, buchhalterische Fehler bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen zu unterbinden.

Welche Lösungen bietet die Aareal Bank in diesem Kontext an? …

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Digitalisierung vereinfacht Verbrauchserfassung von Wasser und Wärme

„Der zunehmende Einfluss der Digitalisierung sowie die Novellierung der EED unterstreichen eindeutig den Trend zur vollautomatischen Funkfernauslesung von Verbrauchsdaten“, so Geschäftsführer von QUNDIS, Volker Eck. Mit der QUNDIS Funktechnik im Zusammenspiel mit der automatischen Datenbereitstellung (Automated Meter Reading, kurz AMR) über die QUNDIS Smart Metering Plattform Q SMP sind Messdienstunternehmen bestens auf diese Entwicklungen vorbereitet. Wie genau das QUNDIS System funktioniert, zeigt der Messgerätehersteller per Live-Demo an seinem Stand auf der HeiKo 2019.

Mit der QUNDIS GmbH gewinnt die digitale Erfassung und Einbindung von Verbrauchsdaten in offene Datenplattformen an Bedeutung. Der damit entstehende Know-how-Austausch führt nicht nur zu intensiverer Forschung und Entwicklung an zukunftsgerichteten Technologien, sondern auch zur Sicherung der hohen Qualitätsstandards in der Smart Factory von QUNDIS.

Ein Ruck geht durch die Branche

Die EED fordert bereits zum 25. Oktober 2020 obligatorisch die Ausstattung mit fernauslesbaren Messgeräten, sowie ab 2022 die monatliche Bereitstellung der Verbrauchs- und Abrechnungswerte. Diese Anforderungen werden einen Ruck in der Wohnwirtschaft auslösen…

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Herr Leonhard, in der jüngeren Vergangenheit ist im Zuge digitaler Transformationen oft von der Disruption die Rede gewesen. Ist Ihrer Ansicht nach die schnelle Veränderung von Branchen, Geschäftsmodellen und Arbeitsweisen tatsächlich zielführend – oder brauchen wir eher eine Balance zwischen Tradition und Innovation?

Gerd Leonhard

Das ist eine gute Frage. Ganz sicher ist es so, dass Branchen unterschiedlich gut darauf vorbereitet sind, was sich bei ihnen ändert – und manche haben die Veränderungen schon durchlebt. Im Business-to-Business-
Bereich zum Beispiel tun sich die Unternehmen oft noch schwer. Einige Banken und auch Versicherungen haben dagegen schon erkannt, dass sie etwas tun müssen, und sind derzeit dabei, sich an die Digitalisierung anzupassen. Danach werden die Branchen Energie und Transport folgen, denn das Thema Mobilität verändert sich derzeit sehr schnell.

Und natürlich ist auch die Immobilienwirtschaft davon betroffen – hier sind die Veränderungen aber nicht so umwälzend wie zum Beispiel in der Musik- und Medienbranche, weil Bauen und Wohnen etwas Physisches ist, das auch durch die Digitalisierung sein Wesen nicht verändert. Aber die Prozesse, die in der Wohnungswirtschaft das Geschäft ausmachen, die müssen natürlich neu ausgerichtet werden.

An einer Schnittstelle werden Wohnungswirtschaft und selbst Bau- und Konstruktionsfirmen die Veränderungen aber sehr wohl schnell spüren und darauf reagieren müssen: Der 3-D-Druck hat längst eine Relevanz auch in diesen Bereichen erlangt, dass wir nicht mehr von Science-Fiction, sondern von Science Fact sprechen müssen, wenn es darum geht, Konstruktionsteile mit neuen Fertigungsmethoden zu produzieren oder Modelle zu erstellen.

Ein erkennbar großes Veränderungspotenzial sehe ich im Konzept der Smart Cities, in denen digitale Services und neue, auch autonome Technologien das Leben in Städten spürbar verändern…

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