Wissenschaftlicher Austausch zahlt sich aus

„Wir sind quasi groß geworden im Technologiehof, wo wir die ersten drei Jahre ansässig waren. Der Kontakt zur Wirtschaftsförderung Münster und der wissenschaftliche Austausch mit der FH Münster waren und sind noch immer super viel wert für uns. Ein riesiger Vorteil war auch die räumliche Nähe zum FHZ. So haben viele Studierende bei uns angefangen und konnten schnell zwischen Vorlesung und Job wechseln“, erklärt Frederik Neuhaus, Geschäftsführer und einer der Gründer von „clockin“. Dabei läuft der Input von den FH-Studierenden bei „clockin“ interdisziplinär zusammen.

„Mittlerweile arbeiten vier meiner Freunde auch bei ,clockin‘ und wir können die Inhalte aus dem Studium direkt in die Praxis umsetzen“, berichtet Niclas Theres, Student am Fachbereich Wirtschaft der FH Münster, der Münster School of Business. Im Team derzeit mit dabei sind des Weiteren Studierende der Fachbereiche Oecotrophologie – Facility Management, Design sowie Wirtschaftsingenieure vom Institut für Technische Betriebswirtschaft (ITB) des Münster Centrum für Interdisziplinarität (MCI).

Arbeitgeber müssen systematische Zeiterfassung zur Verfügung stellen

Bisher waren Arbeitnehmerinnen in Sachen Zeiterfassung in der Bringschuld. Das ist jetzt anders. Der Arbeitgeber muss nun eine systematische Zeiterfassung zur Verfügung stellen, die Dokumentation auf Papier ist passé. Eine digitale Lösung muss her. „Genau hier setzen wir an. ,clockin‘ ist eine App, die von überall aus ganz einfach auf dem Tablet oder dem Smartphone genutzt werden kann. Jeder und jede kann sich mobil einstempeln und ausstempeln. Transparenz ist somit jederzeit gegeben, im Büro, im Homeoffice oder unterwegs“, erzählt Jonas Tünte, Co-Gründer und Marketingleiter des jungen Unternehmens.

„Die App ist barrierefrei zu bedienen, es sind weder Schulungen noch komplizierte Unterweisungen nötig“, so Tünte weiter. Nutzerinnen benötigen nur ein mobiles Endgerät. „,clockin‘ kann man in der Hosentasche einfach dabeihaben. Die App bietet über die Zeiterfassung hinaus noch weitere Features, die Unternehmen und Mitarbeitende miteinander verbinden“, erzählt Tünte. Dazu zählt unter anderem das Speichern von Unterlagen beispielsweise in digitalen Projektakten via „Live Connection“…

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Vieles hat erstaunlich gut funktioniert. Es wurde konsequent, effektiv und effizient gearbeitet. Jetzt geht es darum, sicherzustellen, dass technische, sicherheitsmäßige, rechtliche und personelle Anforderungen erfüllt sind. Worauf Wohnungsunternehmen achten müssen, um sich langfristig für mobiles Arbeiten fit zu machen, zeigt der zweite Teil der vierteiligen Artikelserie von Haufe.

Viele Mitarbeiter haben in der Corona-Krise Geschmack an der flexiblen, mobilen Arbeitsweise gefunden. Zwei von drei Arbeitnehmern möchten auch ohne Ausgangsbeschränkungen häufiger im Homeoffice arbeiten. So eine Untersuchung des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation.

Die Geschäftsführerin der Wohnungsgesellschaft Weißenhorn, Anja Wenzel, betont, dass auch die Unternehmen davon profitieren: „Wir werden flexibler, weil wir von unterwegs oder zu Hause aus arbeiten können.“

Zuverlässig mobil arbeiten dank zeitgemäßer Technologie

Die wichtigste Frage, die Unternehmen beantworten müssen, lautet: Wie können Mitarbeiter einfach, schnell und egal, wo sie sich befinden, sicher auf Daten im Unternehmen zugreifen? Viele nutzen noch VPNVerbindungen zu den firmeneigenen Servern.

Doch die Internetverbindungen ins Unternehmen sind häufig nicht darauf ausgerichtet, dass viele Mitarbeiter gleichzeitig von außen auf Daten zugreifen. Entsprechend anfällig und träge sind sie bei hoher Auslastung. Viele Mitarbeiter speichern in Homeoffice auch Daten auf privaten Medienhäufig ohne ausreichenden Schutz und regelmäßige Datensicherung.

Aus diesem Grund müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter, allein schon aus rechtlichen Gründen, mit gesicherten Firmen-Laptops ausstatten. Wer über eine webbasierte Lösung wie die ERP-Software Haufe axera und ein angebundenes Dokumentenmanagement-System auf Daten und Anwendungen in der Cloud zugreift, benötigt für die mobile Überall-Arbeit lediglich eine stabile Internetverbindung.

Der Zugriff erfolgt dann genau dort, wo er gebraucht wird – unabhängig von Endgerät und Ort: Beim Mieter, in der Wohnungseigentumsanlage, auf der Baustelle, im Hausmeister-Büro oder eben im Homeoffice. Damit entfällt auch die Frage, wie Daten gesichert werden.

Sicherheitslücken schnell schließen

Mit dem Wechsel ins Homeoffice sind viele Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen unbewusst weitere Risiken eingegangen. Erst nach und nach stieg das Bewusstsein, dass private PCs und Internetzugänge Einfallstore für Viren, Phishing, Trojaner und Hacker-Angriffe sein können.

Damit Unternehmensdaten nicht für Passanten auf der Straße offen zugänglich sind, müssen Mitarbeiter ihre W-LAN-Zugänge zuhause mit einem sicheren Passwort schützen. Zusätzlich sollten die Firmen-Laptops mit einer sogenannten Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt werden. So kann sich niemand in das Gerät einloggen, der nicht zugleich über das Smartphone verfügt, mit dem die Anmeldung bestätigt werden muss. Antiviren-Software und Spam-Filter sorgen für zusätzliche Sicherheit.

Während eigene Server im Haus nie genügend vor Einbruch, Diebstahl, Brand oder Hochwasser geschützt sind, erfüllen externe Rechenzentren, insbesondere bei Cloud-Anbietern, ein hohes Maß an geprüfter und zertifizierter Ausfallsicherheit sowie Brandschutz…

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Was versteht man unter Abnahme und wie kann sie durchgeführt werden?

„Der Abnahmegegenstand wird typischerweise vom Auftraggeber daraufhin überprüft, ob die gemachten Vorgaben eingehalten wurden, ob die Aufgaben ordnungsgemäß erledigt wurden und ob das Ergebnis so ausgefallen ist, wie gefordert bzw. vereinbart wurde. Wird das Ergebnis – ob nach dieser Prüfung oder auch ohne sie – vom Auftraggeber akzeptiert, so wird diese Erklärung an den Auftragnehmer als Abnahme bezeichnet.“

Der Auftraggeber bestätigt also, dass der Vertrag vom Handwerker/Auftragnehmer im Wesentlichen vertragsgerecht erfüllt wurde. Der Auftraggeber muss die Abnahme auf Verlangen des Auftragnehmers ausdrücklich erklären. „Dies sollte im Sinne aller unbedingt schriftlich festgehalten werden!“ lautet Drumanns Rat dazu. „Manchen unbekannt ist die so genannte ‚stillschweigende Abnahme‘, die auch als ‚konkludente Abnahme‘ bezeichnet wird. Sie steht der ausdrücklichen Abnahme gleich und kommt etwa dann in Frage, wenn der Auftraggeber das fertige ‚Werk‘ – etwa die neu angelegte Terrasse – ohne Beanstandung benutzt oder wenn er die Handwerkerrechnung ohne Abzüge oder Einbehalte bezahlt. Wenn der Handwerker aus diesem oder anderem Verhalten darauf schließen darf, dass der Kunde die Werkleistung als (im Wesentlichen) ordnungsgemäß erbracht ansieht, ist das Werk abgenommen.“

Auftraggeber ist zur Abnahme verpflichtet

„Als handwerklich tätiger Unternehmer sollte man wissen, dass es nicht der Lust und Laune des Auftraggebers unterliegt, die in Auftrag gegebene Leistung abzunehmen, sondern dass es dessen gesetzlich verankerte Pflicht ist. Diese ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in § 640 geregelt. Dort heißt es in Abs. 1: ‚Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsgemäß hergestellte Werk abzunehmen, sofern nicht nach der Beschaffenheit des Werkes die Abnahme ausgeschlossen ist. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden.“

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