Am 15. Mai 2022 ist es so weit. Das ist der Stichtag, zudem alle Haus- und Wohnungseigentümer sowie Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen ihre Daten zum Zensus 2022 erheben müssen. Die Statistischen Ämter schreiben die Unternehmen an, wann sie die Daten online übertragen müssen. Dafür sind im Hinblick auf IT, Datensicherheit und Datenschutz vor allem drei Fragen zu klären:

• Wie müssen Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen ihre Mieterinnen und Mieter DSGVO-konform informieren?
• Wie werden die Zensus-Daten elektronisch aufbereitet?
• Wie werden die Daten online an die Statistischen Ämter übermittelt?

Mieterinnen und Mieter DSGVO-Konform informieren

Seit die Datenschutz-Grundverordnung 2018 in Kraft getreten ist, müssen Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen ihre Mieterinnen und Mieter informieren, wenn sie ihre personenbezogenen Daten speichern, verarbeiten und weitergeben. Diese Regeln gelten auch beim Zensus 2022. Dabei wird das gesamte Zensus-Projekt von der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz – dem Bundesbeauftragten für Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) – und vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) begleitet.

Doch in vielen Mietverträgen und DSGVO-Vereinbarungen ist die Volkszählung nicht berücksichtigt. Deswegen müssen Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen– wie alle Eigentümerinnen und Eigentümer – ihre Mieterinnen und Mieter informieren, dass sie ihre persönlichen Daten im Rahmen des Zensus an die Statistischen Ämter weitergeben. Bei fremdverwaltetem Wohneigentum müssen Immobilienverwaltungen zusätzlich die Eigentümerinnen und Eigentümer in Kenntnis setzen. Unternehmen mit eigenem Datenschutzbeauftragten haben zusätzlich deren Kontaktdaten zur Verfügung zu stellen…

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Diese Fragen behandelt die dreiteilige Artikelserie „Zensus 2022“, in der Expertinnen und Experten der Haufe-Lexware Real Estate AG kompetent Auskunft geben. Im ersten Teil geht um die Basics, rechtliche Grundlagen und die damit verbundenen Verpflichtungen für die Branche.

Bei der Volkszählung 2022 geht es, wie in früheren Jahren, nicht nur um die Bevölkerungszahl. Der Staat möchte für seine Planungen auch wissen: Wie viele Gebäude und Wohnungen gibt es? Und wie ist die Wohnsituation? Die Angaben sollen wohnungspolitische Entscheidungen und Raumplanung unterstützen.

Viele dieser Daten liegen bereits vor, etwa in den Melderegistern der Kommunen. Aber sie veralten im Laufe der Zeit. Zum Beispiel, wenn Personen nicht mehr dort wohnen, wo sie gemeldet sind. So hat die letzte Volkszählung 2011 ergeben, dass Deutschland 1,5 Millionen weniger Einwohnerinnen und Einwohner hat, aber 500.000 mehr Wohnungen als öffentlich erfasst waren. Deswegen werden viele Angaben alle zehn Jahre neu abgefragt.

Ursprünglich war der Zensus bereits für 2021 geplant. Wegen Corona wurde er jedoch um ein Jahr auf Mai 2022 verschoben. Dann müssen auch Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen in digitaler Form liefern.

Was der Staat wissen will

Ein Teil der Volkszählung ist die Gebäude- und Wohnungszählung (GWZ). Alle privaten und gewerblichen Eigentümerinnen und Eigentümer sowie Verwaltungen von Wohnungen oder Gebäuden mit Wohnraum sind verpflichtet, Angaben zu machen. Dazu zählen unter anderem: die Art des Gebäudes (z.B. Wohngebäude, Geschäftshaus), der Gebäudetyp (z.B. freistehend, Reihenhaus), die Eigentumsverhältnisse und die Zahl der Wohnungen. Für die klimapolitischen Maßnahmen der Regierungen besonders wichtig sind etwa Heizungsart und Energieträger.

Bei den Wohnungen werden neben Art der Nutzung, Fläche, Miete und Zahl der Räume auch die Dauer und Gründe für Leerstand abgefragt. Außerdem müssen die Namen von bis zu zwei Personen, die die Wohnungen nutzen, angegeben werden.

Datenübertragung erfolgt online

Für die elektronische Übermittlung stellen die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder ein webbasiertes Standardverfahren (eSTATISTIK.core) zur Verfügung. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt. Veröffentlicht werden ausschließlich zusammengefasste und anonymisierte Ergebnisse. Rückschlüsse auf Unternehmen oder Personen sind nicht möglich.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung müssen Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen ihre Mieterinnen und Mieter informieren, dass sie ihre Daten an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder weitergeben. In vielen DSGVO-Vereinbarungen von Mietverträgen ist dies nicht vorgesehen. Eine Prüfung, ob Mieterinnen und Mieter bereits zugestimmt haben, zum Beispiel durch eine Generalklausel, lohnt sich auf jeden Fall.

Die Fragen zu Gebäuden und Wohnungen, der Datenschutz sowie der Umfang der Haushaltsstichprobe sind im Zensusgesetz von 2019 geregelt. Eine EU-Verordnung aus dem Jahr 2008 verpflichtet die Mitgliedsstaaten alle zehn Jahre Bevölkerungsdaten zu erfassen…

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Verwaltungen können energetischen Zustand nicht abbilden

Immobilienverwaltungen erheben die Daten der rund neun Millionen Eigentumswohnungen in Deutschland, bereiten sie auf und übermitteln sie an die Statistischen Landesämter. So leisten sie einen wesentlichen Beitrag für die Datenvalidität der Zählung. Ein Vorschlag der Umweltministerkonferenz zielt nun darauf ab, die Erhebungsmerkmale des Zensus 2021 auf den energetischen Zustand des Gebäudes auszudehnen. Zwar ist es begrüßenswert, eine breite Datenbasis zum energetischen Standard des Gebäudebestandes erhalten zu wollen. Doch Verwaltungen können diese Daten nicht bereitstellen.

Energieausweise haben nur eine begrenzte Aussagekraft, eine Erhebung durch die Auswertung von Verbrauchszahlen wäre mit erheblichem administrativem und finanziellem Aufwand verbunden. Gutachten zum energetischen Zustand des Gebäudes sind wiederum für Eigentümer äußerst kosten- und zeitintensiv und daher schon unter logistischen Gesichtspunkten kaum zu realisieren. Hier gilt es nun gemeinsam an einer tragfähigen Lösung zu feilen.

Zeitlichen Vorlauf beachten

Der Zensusstichtag wird laut Statistischem Bundesamt voraussichtlich im Mai 2021 liegen. Immobilienverwaltungen aber erstellen in der ersten Jahreshälfte stets die Abrechnungen für das vergangene Jahr, halten Eigentümerversammlungen ab und bereiten Beschlüsse und deren Umsetzung vor. Wegen dieses enormen Arbeitsaufwands in der ersten Jahreshälfte ist ein zeitlicher Vorlauf von mindestens zwei Jahren für das fristgerechte Bereitstellen der Daten notwendig.

Direkte Ansprache frühzeitig planen

Verwaltungen können aus ihren Stammdaten meist keine Angaben zu den einzelnen Wohnungen treffen, die sich im Sondereigentum befinden. Dazu gehören beispielsweise Namen und Anzahl der Bewohner und Fläche der Wohnung. Solche Angaben können nur von den Bewohnern selbst gemacht werden. Die Möglichkeit, zur direkten Ansprache der Eigentümer und Bewohner separate „objektbezogene Eigentümerlisten” zu erstellen und dem jeweiligen Statistischen Landesamt zuzuleiten, sollte frühzeitig und direkt…

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