Festivitäten, um ins Gespräch zu kommen

Bei aller Digitalisierung in der Wohnbau Prenzlau ist das kommunale Unternehmen auch analog in der Stadt und deren Wohngebiete sichtbar. »Wir sind präsent auf den Festen und Veranstaltungen der Stadt Prenzlau, initiieren selbst jährlich das Igelfest im Wohngebiet Igelpfuhl und alle zwei bis drei Jahre das Wohnbaufest in der Innenstadt.« Das Igelfest sei ein buntes Familienfest mitten im Wohngebiet.

»Solche Feste dienen natürlich dem Spaß der Gäste. Uns ist es dabei aber auch wichtig, mit den Menschen ins Gespräch zu kommen, Nachbarschaften zu fördern und die tollen Angebote der Stadt zu präsentieren.« So gehört die Bühne des Igelfestes den kleinen Prenzlauer Talenten. »Schulen, Sportgruppen, der Carnevalverein, Schülerbands oder Chöre – sie alle dürfen ihre Talente vor Eltern, Großeltern und allen anderen Gästen zeigen.« Neben den Festivitäten unterstützt die Wohnbau diverse Vereine und gemeinnützige Institutionen auch im Rahmen des Sponsorings.

»Fußball, Leichtathletik, Tischtennis, Drachenboot, Reitsport – es gibt viele Freizeitangebote in Prenzlau, die von Vereinen ehrenamtlich angeboten werden. Zudem gibt es zahlreiche gemeinnützige Institutionen, wie die IG Frauen, das Mehrgenerationenhaus, die Kinderservicestelle, die als Verein oder Initiative mit begrenzten Mitteln Hilfe und Unterstützung geben. Wenn wir diesen beispielsweise Räumlichkeiten im Rahmen eines Sponsorings zur Verfügung stellen, sie in Wohngebieten ansiedeln, wo sie gebraucht werden, kommt das auch unserer Mieterschaft zugute.«

Kurzer Draht zur Mieterschaft

Tradition haben bei der Wohnbau mittlerweile die Mieterstammtische. »Einmal im Jahr stellen wir unser orangenes Zelt in allen Prenzlauer Wohngebieten auf und laden unsere Mieterinnen und Mieter ein, mit uns ins Gespräch zu kommen.« Während es vor einigen Jahren noch reichlich Beschwerden hagelte, ist der Geschäftsführer nun stolz, wenn es bei diesen Stammtischen um kleine Anliegen, wie die Erweiterung der Grünflächen um Blumen oder die Treppenreinigung geht.

Auch das Außendienst-Team ist stetig in der Stadt präsent. Die orange-grün-braunen Wohnbau-Autos sind schwer zu übersehen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in eben dieser Dienstkleidung ebenso wenig. »Mieterinnen und Mieter nehmen uns so wahr. Gleichzeitig hat unser Außendienst-Team immer ein offenes Ohr für die Anliegen und Belange unserer Mieterschaft. Wir möchten ansprechbar und nahbar sein.«

Den kurzen Draht zur Mieterschaft hat die Wohnbau auch digital. Über den Onlineservice Friedrich informiert das Wohnungsunternehmen über aktuelle Themen aus dem Wohngebiet und der Stadt. »Wenn der Aufzug defekt ist, das Wasser abgestellt wird, die Fassade gereinigt wird – all das Erhalten Mieterinnen und Mieter, die bereits unsere App nutzen, bequem per Pop-Up-Benachrichtigung…

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Diese und mehr Fragen stellen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn es heißt: „Wir werden digital.“ Auch die Wohnbau GmbH Prenzlau kennt die Hürden, die es zu nehmen gilt, um die eigene Belegschaft für den neuen Weg zu begeistern. Denn motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine Grundvoraussetzung für alle digitalen Prozesse, weiß Geschäftsführer René Stüpmann.

Motivation kommt nicht von heute auf morgen

Als der neue Chef vor über 10 Jahren seinen Schrank das erste Mal öffnete, quoll dieser mit Ordnern und Akten in sämtliche Formen und Farben über. Schaut man heute in das Büro des Geschäftsführers gibt es hier keinen Schrank mehr, nur noch ein kleines Sideboard, das mit der Unternehmenschronik und dem Mietermagazin dekoriert ist. „Ich fühlte mich damals wieder in die DDR-Zeit zurückversetzt“, erinnert sich René Stüpmann.

Es wurde viel Zeit im Raucherraum verbracht, der Hörer lag nicht selten neben dem Telefon und die allgemeine uckermärkische Moral: „Alles bleibt so, wie es ist“ war äußerst präsent. Doch wie gelang es dem Geschäftsführer sein Team für den neuen Weg zu motivieren? „Das ging natürlich nicht von heute auf morgen.“ Nachdem sich René Stüpmann einen Überblick über die bedenkliche wirtschaftliche Lage verschafft hatte, war klar: „Es musste Veränderungen geben, wenn man die drohende Insolvenz abwenden wollte.“

In Mitarbeitergesprächen lernte er damals die gesamte Belegschaft kennen und merkte schnell: Kreativität, stellenweise auch Initiative, war im Unternehmen vorhanden. Auf diesen Werten sollte die neue Unternehmenskultur aufgebaut werden. Führungskräfte wurden stellenweise gewechselt, Schulungen und Workshops zum Leitbild inszeniert.

Leitbild und Vision müssen stets kommuniziert werden

»Es gab von Anfang an eine klare Kommunikation. Der Belegschaft wurde die Ist-Situation aufgezeigt und ein Ansatz, wie man Unternehmen wirtschaftlich wieder aufrichten könnte. Es gibt einen Plan: Alle wussten und wissen, wo wir die nächsten 10 Jahre hinwollen, worauf wir hinarbeiten. Menschen müssen einen Sinn erkennen, in dem was sie tun. Das Leitbild und die Vision des Unternehmens müssen immer präsent sein.“

Die Wohnbau hat dies unter anderem mit Wertebildern gelöst. Auf dem Flur des Geschäftssitzes stellen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf verschiedenen Bildern die Leitplanken des Unternehmens dar: Kundenorientierung, Qualität, Verantwortung, Vertrauen, Respekt, Kreativität, Leidenschaft und Initiative. Ideen sind in der Wohnbau immer gern gesehen, egal vom wem. „Ansätze für neue Lösungen und Wege müssen nicht immer aus der Führungsetage kommen. Ganz im Gegenteil: Auch die Gedanken unsere Auszubildenden und dualen Studenten bringen immer wieder interessante Herangehensweisen.“

Jungen Menschen eine Perspektive in der Region geben

Die Wohnbau Prenzlau hat sich in den letzten Jahren stark verjüngt – aus der Not heraus, wie Geschäftsführer René Stüpmann feststellt. „Viele Kolleginnen und Kollegen, die damals die Grundsteine für die heutige Wohnbau gelegt haben, genießen mittlerweile ihren verdienten Ruhestand.“ Nachwuchs wurde gebraucht. „Damals haben wir viele Auszubildende, die nach Abschluss nicht übernommen wurden, zurückgeholt…

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Die Mitarbeiterschaft entwickelte ein gemeinsames Leitbild.

Die Wohnbau GmbH Prenzlau ist mit rund 3.800 Wohneinheiten im Bestand und Verwaltung das größte Wohnungsunternehmen in Prenzlau, der Kreisstadt der Uckermark. Als Geschäftsführer René Stüpmann das Unternehmen 2010 übernahm, war der Begriff »Digitalisierung« in der Wohnbau Prenzlau noch weitestgehend fremd. Sicher, man arbeitete bereits am Computer. »Aber wie, das ist die Frage«, stellt Stüpmann fest. Einer der ersten Maßnahmen war es, die gesamte Belegschaft zu Microsoft-Office-Kursen zu schicken. »Die Grundlagen mussten geschaffen werden.« Dass sich in der Wohnbau Prenzlau etwas verändern musste, das stand von vornherein fest. Das Unternehmen war wirtschaftlich in der Misere, es gab Überlegungen es zu privatisieren.

Durch die Umschuldung der Kredite schaffte sich die Wohnbau einen kleine Spielraum, um sich neu aufzustellen: Das Unternehmen wollte kommunal bleiben, wieder in den Bestand investieren können und dennoch die Wohnraummiete bezahlbar halten. Die Mitarbeiterschaft entwickelte ein gemeinsames Leitbild. Acht Werte: Leidenschaft, Initiative, Kreativität, Kundenorientierung, Qualitätsstreben, Vertrauen, Respekt und Wertschätzung sowie die gesellschaftliche Verantwortung schreibt sich die Wohnbau Prenzlau seit jeher auf die Fahnen.

Digitalisierung ist kein Projekt, dass man innerhalb von fünf oder zehn Jahren abschließt

»Digitale und standardisierte Prozesse sparen Ressourcen und erhöhen die Servicequalität«, sagt René Stüpmann. Schritt für Schritt stellte das kommunale Unternehmen seine Prozesse auf den Prüfstand. Es wurde ein digitales Archiv eingeführt, die tägliche Post digital verarbeitet, alle Mieterdaten in ein ERP-System eingepflegt. »2010 konnten wir nicht einmal auswerten, wie viele Zwei- oder Dreiraumwohnungen wir im Bestand hatten oder in welcher Etage der Mieter wohnte. Die Daten aufzubereiten und zu pflegen war aufwendig.

Sie sind aber die Basis für jede Art der Digitalisierung«, stellt der Geschäftsführer fest. »Viele Unternehmen wollen von jetzt auf gleich digital sein. Aus unserer Erfahrung heraus, ist es jedoch wichtig, die Grundlagen zu schaffen: Das sind Mitarbeiter, die mit der modernen Technik und den Systemen umgehen können und Datenmaterial, das digital gepflegt vorliegt.« Auch heute noch investiert die Wohnbau Prenzlau in die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. »Digitalisierung ist kein Projekt, dass man innerhalb von fünf oder zehn Jahren abschließt. Technik und Software entwickeln sich täglich weiter.«

2021 feierte die Wohnbau Prenzlau ihr 30. Jubiläum.

Das Wohnungsunternehmen ist nach vielen Jahren harter Arbeit wirtschaftlich stabil aufgestellt und investiert mit großen und kleinen Neubauprojekten in die Zukunft. »Und dass, ohne in den letzten 10 Jahren Mieterhöhungen vorgenommen zu haben!«, ist der Geschäftsführer stolz. Grund für die positive Entwicklung ist der Wandel im Unternehmen. »Unsere Prozesse sind einfacher und schneller geworden, eine Erreichbarkeit auch außerhalb unserer Öffnungszeiten erhöht die Kundenorientierung und Arbeitsplätze werden durch mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten attraktiver.«

Die Wohnbau Prenzlau arbeitet heute weitestgehend papierfrei.

Wohnungsabnahmen- und übergaben werden digital über das Tablet erledigt, die Checkliste abgearbeitet, digital unterzeichnet und direkt an die Mieterin oder den Mieter sowie die Versorgungsunternehmen gesandt. Ebenso sind Rechnungslauf und auch die Verkehrssicherung komplett digitalisiert. »Wir probieren viel aus. Manches erweist sich als Verbesserung und weiterentwickelbar in der Zukunft. Andere Systeme sind noch nicht ausgereift oder für uns weniger relevant«, macht Stüpmann deutlich, flexibel zu bleiben…

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„Natürlich ist Fortschritt immer auch mit Veränderung verbunden. Und Veränderungen können bei einigen Menschen erst einmal ein etwas ungutes Gefühl auslösen“, weiß Wencke Lippski, Leiterin Unternehmensorganisation der Wohnbau Prenzlau, aus ihrer Erfahrung zu berichten. „Dabei sind wir doch im privaten Bereich meist sehr offen gegenüber Neuem – besonders, wenn es um neue Technologien geht.

Wir freuen uns auf das neue Smartphone oder den Smart-TV und setzen uns gern damit auseinander. Weil wir wissen: Die neue Technik wird uns nutzen und uns neue Möglichkeiten erschließen.“ Diese positive Herangehensweise hat die Wohnbau Prenzlau auf ihr unternehmerisches Handeln übertragen. So werden die Vorteile der Digitalisierung bereits seit einiger Zeit genutzt.

Modernes ERP-System als wichtigste Grundlage

Wenn schon, denn schon – so ließe sich wohl die Digitalisierungsstrategie der Wohnbau Prenzlau am ehesten beschreiben. „Als kommunales Unternehmen tragen wir eine besondere Verantwortung“, sagt Lippski. „Zudem repräsentieren wir auch ein Stück weit die Stadt Prenzlau. Mit unserem Anspruch, eines der innovativsten Wohnungsunternehmen zu sein, war es für uns deshalb geradezu selbstverständlich, die Digitalisierung gemeinsam mit dem Technologieführer anzugehen.“

Gemeint ist das Beratungs- und Systemhaus Aareon, dessen ERP-System Wodis Sigma im Jahr 2019 bei der Wohnbau Prenzlau eingeführt wurde. „Mit Wodis Sigma sind wir sehr zufrieden – dieses Feedback erhalten wir auch von unseren Mitarbeitern“, ergänzt Lippski. „Das Aktivitätenmanagement unterstützt uns beispielsweise bei den täglichen Prozessen und Aufgaben umfassend.“

Dass die Wohnbau Prenzlau so gut mit den Herausforderungen der Corona-Pandemie zurechtkam, lag auch an ihren stetigen Investitionen in die Digitalisierung. Das Unternehmen hat ein eigenes digitales Ökosystem aufgebaut, das es sukzessive erweitert. Das ERP-System als Kernstück des Ökosystems ist hier mit weiteren digitalen Lösungen von Aareon vernetzt. Derzeit sind dies mobile Lösungen zur Wohnungsabnahme und Verkehrssicherung, das Service-Portal Mareon, eine Archivlösung sowie das CRM-Portal/die CRM-App für die digitale Mieterkommunikation. Als Nächstes plant die Wohnbau Prenzlau die Anbindung des Rechnungsportals von Aareon.

Der nächste Schritt: Wodis Yuneo

Als Aareon im zweiten Halbjahr 2020 die neue Produktgeneration Wodis Yuneo vorstellte, entschied man sich bei der Wohnbau Prenzlau für das Upgrade. „Wodis Yuneo ist aus unserer Sicht das innovativste ERPSystem am Markt“, erläutert Lippski diesen Schritt. „Und für uns als Wodis-Sigma-Nutzer wird die Umstellung einfach und ohne Datenmigration möglich sein…

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