Mieterwechsel bedeuten für Wohnungsunternehmen und Verwalter einen großen zeitlichen und finanziellen Aufwand. An unterschiedlichen Stellen müssen Prozesse durchlaufen, Daten gesammelt und verwertet sowie verschiedene Akteure eingebunden werden – so auch die Wärmemessdienste. Bisher wurde der Großteil dieser Aufgaben händisch erledigt. Dies war nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. Das wird sich nun ändern. Mit dem Wechselmanagement von Aareon werden die bisher manuellen Arbeitsabläufe durch automatische ersetzt. Basis dafür sind gemeinsame Schnittstellen aller Beteiligten, über die die relevanten Daten ausgetauscht werden.

Dr. Dirk Then, CEO der KALORIMETA GmbH: „Das Wechselmanagement von Aareon passt perfekt zur digitalen Ausrichtung der Kalo. Dadurch können wir direkt und unkompliziert alle relevanten Nutzerdaten unserer Kunden empfangen und unsere Gerätedaten stets aktuell unseren Kunden zur Verfügung stellen. Die Kunden sparen Zeit, Geld und sind – auch mit Blick auf die EED – fit für die Zukunft. Die Kooperation ist also ein Gewinn für alle Beteiligten.“

Torsten Rau, Vorsitzender der Geschäftsleitung, Aareon Deutschland GmbH: „Mit dem Angebot Aareon Wechselmanagement werden die operativen Prozesse zwischen der Wohnungswirtschaft und deren Partnern wie Wärmemessdiensten optimiert. Klärfälle werden minimiert, durch stets aktuelle Stammdaten beim Wärmemessdienst können Fahrten zu Liegenschaften vermieden werden. Wir freuen uns, dass wir zusammen mit Kalo für unsere gemeinsamen Kunden den nächsten Baustein für die Digitalisierung anbieten können.“

Wichtig für die unterjährige Verbrauchsinformation

Das Aareon Wechselmanagement ist auch eine hilfreiche Unterstützung bei der sogenannten unterjährigen Verbrauchsinformation, die den Bewohnern künftig regelmäßig bereitgestellt werden muss. Denn bei einem Nutzerwechsel kann automatisiert gewährleistet werden, dass individuelle Verbrauchsdaten nur für den berechtigten Bewohner einsehbar sind. Dies müsste sonst durch aufwendige manuelle Prozesse sichergestellt werden.

Durch die EED sind Wohnungsunternehmen und Verwalter verpflichtet, den Bewohnern regelmäßig, d. h. unterjährig, Verbrauchsinformationen zur Verfügung zu stellen. Voraussetzung dafür ist die Ausstattung der Wohnungen mit fernauslesbaren Funk-Messgeräten, über die die Verbrauchsdaten an Kalo übermittelt werden…

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Der Vertrag ist gekündigt, die Wohnung bereits abgenommen und der Nachmieter steht mit gepackten Koffern in den Startlöchern. Klingt nach einer simplen Angelegenheit – vordergründig jedenfalls. Tatsächlich ist ein Mieterwechsel ziemlich aufwendig, denn neben den Mietern und Vermietern sind auch Versorger und Wärmemessdienste involviert. Zählerstände müssen dokumentiert und Abrechnungen geschrieben werden, Daten bearbeitet und weitergereicht werden. Auch müssen gegebenenfalls Verträge von dem Vermieter übernommen werden. In diesem Datenkarussell liegt die Krux. Denn Wohnungswirtschaft, Energieversorger und Wärmemessdienstleister benötigen die Kunden- und Verbrauchsdaten in eigenen Formaten und zum richtigen Zeitpunkt. Diese werden heute dafür mehrfach erfasst, händisch verarbeitet und auf Papier weitergereicht. Das frisst Zeit und birgt jede Menge Fehlerquellen.

Das Optimierungspotenzial ist hoch

„Diese manuellen Prozesse sind ein Problem, besonders beim Leerstandsmanagement“, erklärt Anke Morlath, Bereichsleiterin EVU Competence Center. „Manche Wohnungsunternehmen senden ihre Daten zwar per PDF an einen Ver- und Entsorger oder Wärmemessdienst, aber dann werden sie dort manuell weiterverarbeitet. Dadurch verzögern sich die Prozesse. Ein Versorger hat allerdings gewisse Fristen einzuhalten, sonst bekommt er Probleme. Kurz gesagt: Die Anzahl zu klärender Fälle ist extrem hoch, Kulanzfälle nehmen zu.“

Um dieses gewaltige Optimierungspotenzial auszuschöpfen, hat Aareon ihr digitales Ökosystem Aareon Smart World um die neue Lösung Wechselmanagement erweitert. Sie vernetzt Wohnungswirtschaft, Wärmemessdienste und Versorger. Der Wohnungsunternehmer macht einen Eintrag in seinem ERP-System und alles Weitere geschieht automatisiert. Das Portal leitet fristgerecht die nötigen Daten im richtigen Format weiter – für die Übernahme der Verträge oder auch für Abrechnungsinformationen. Zudem erfolgt zum Wärmemessdienst hin ein regelmäßiger Stammdatenabgleich im Umfeld Wohnungs- und Mieterdaten, auch Zählerdaten werden immer wieder ausgetauscht. Von diesen digitalisierten und optimierten Prozessen profitieren alle drei Partner: Die Transparenz steigt, parallel sinken die Zahl der Klärfälle, der Zeitaufwand und damit auch die Kosten. Ebenso werden angrenzende Prozesse wie die Abrechnung optimiert. Hier können die Funktionen der BK01-Familie der Muttergesellschaft Aareal Bank für das Zahlungsmanagement jetzt auch im Leerstandsprozess genutzt werden.

Weitere Branchen könnten profitieren

„Wir sind derzeit mit der Entwicklung in der Pilotphase und haben bereits aufgrund unserer hohen Integration in den wohnungswirtschaftlichen Systemen ein Alleinstellungsmerkmal in der Branche“, berichtet Morlath. „Zunächst bringen wir die Lösung für die genannten drei Industriebereiche auf den Markt. Wir denken aber durchaus schon über Erweiterungen nach – etwa auf Kommunen, Schlüsseldienste und unterschiedliche zusätzliche Branchen.“

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