Die Wiener Bevölkerung wächst ständig, wobei leistbarer Wohnraum die wichtigste Lebensgrundlage für die Bewohner darstellt. Dieses Bedürfnis sowie die Ausrichtung auf Nachhaltigkeit bringen einige Herausforderungen für den Wiener Wohnbau mit sich. Jährlich werden mehr als 10.000 neue Wohnungen gebaut. Hinzu kommen die Sanierungen von mehrgeschoßigen Wohnbauten. Vor allem gemeinnützige Bauträger stehen vor einer Vielzahl an Revitalisierungsvorhaben und forcieren die Klimaschutzbemühungen mit starkem Engagement in puncto Gebäudeadaptionen.

Ebenso gewinnen die Aspekte der Kreislaufwirtschaft hier weiter an Bedeutung. Durch einen serviceorientierten digitalen Baugenehmigungsprozess können alle Beteiligten in Zukunft noch schneller und effizienter arbeiten. Das europäische Leuchtturmprojekt BRISE Vienna integriert den baubehördlichen Genehmigungsprozess in den BIM-Kreislauf, um Teile der baurechtlichen Prüfung anhand des eingereichten Gebäudemodels durchzuführen. Das gewonnene Know-how ist nicht nur für Wien, sondern für ganz Europa von großem Interesse und liefert einen wesentlichen Beitrag zur Digitalisierung im Baubereich.

„Mit BRISE Vienna ist ein entscheidender Meilenstein zur Digitalisierungshauptstadt Wien gesetzt worden. Das Potenzial von Daten und digitalen Technologien muss aktiv genutzt werden. Dadurch können bürokratische Hürden abgebaut und gleichzeitig Zeit- und Kostenersparnis für alle Beteiligten aufgebaut werden“, ist Wohnbaustadträtin Kathrin Gaál von BRISE Vienna überzeugt.

Durchgängiger digitaler Ansatz

Das Ziel von BRISE Vienna ist, den Prozess von der Baueinreichung bis zur Genehmigung vollständig zu digitalisieren und somit medienbruchfrei abzuwickeln. Der gezielte Einsatz von digitalen Werkzeugen folgt dem Leitbild, dass die digitale Transformation unserer Gesellschaft so zu gestalten ist, dass Bürger, Gemeinwohl, Nachhaltigkeit und Datensouveränität im Mittelpunkt stehen – bürgerzentriert, benutzerfreundlich, effizient und intelligent. Die aktive Beteiligung von Kommunen an der Digitalisierung eröffnet die Möglichkeit, mitzubestimmen und nicht allein den Marktmechanismen ausgeliefert zu sein.

Mit BRISE zur Verwaltung von morgen

Drei Bausteine des Wiener Ansatzes machen die Relevanz von BRISE Vienna deutlich: erstens die Probleme der realen Welt lösen, zweitens Nutzer und Stakeholder verstehen und drittens mit modernsten digitalen Technologien arbeiten. Der Schritt zu einem medienbruchfreien und integrierten digitalen Prozess besteht zunächst darin, die diversen Schlüsselrollen im Prozess aus Sicht des Einzelnen zu verstehen und zu beschreiben.

Ein weiteres grundlegendes Erfolgskriterium besteht darin, im Vorfeld den gesamten Prozess zu überdenken, dabei die Service- und Outputorientierung zu evaluieren und gegebenenfalls zu adaptieren, anstatt analoge Abläufe und Prozesse zu digitalisieren. BIM als Basis und einheitliche „Sprache“ ermöglicht mit einem mehrdimensionalen Gebäudemodell allen Beteiligten, in der Planung in ein gemeinsames Modell hineinzuarbeiten. Änderungen bzw. Kollisionspunkte unterschiedlicher Fachplanungen sind für alle Planenden dadurch gut erkennbar.

Mittels BIM-basierter Modellierung entsteht eine 3-D-Grundform des betreffenden Bauobjekts und – was noch wichtiger ist – teilautomatisierte Prüfroutinen vergleichen das 3-D-Modell des geplanten Gebäudes mit dem 3-D-Referenzmodell der Behörde am Standort. So werden die Überprüfungen von technischen und rechtlichen Anforderungen automatisch und teilautomatisch unterstützt. KI-basierte Algorithmen ermöglichen, dabei Informationen aus schriftlichen Quellen maschinenlesbar zu machen…

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Doch zunächst ein Blick auf die Zeit der Markteinführung von Mareon. 2001 war vieles anders als heute: Die Digitalisierung steckte noch in den Kinderschuhen und Menschen mit Handy waren auf den Straßen deutlich in der Unterzahl – vom Smartphone ganz zu schweigen. Auch die Zeit von Facebook und Co. sollte erst noch kommen. Umso innovativer war die Pionierleistung von Aareon, mit der das Unternehmen vor genau 20 Jahren das Service-Portal Mareon als webbasierte digitale Lösung an den Start brachte und damit die Immobilienbranche nachhaltig veränderte.

Schneller, schlanker, transparenter

Die Vorteile von Mareon sind vielfältig: Das Service-Portal vernetzt Immobilienunternehmen und Handwerker sowie weitere Dienstleister digital miteinander. So laufen Routineaufgaben im Rahmen der Auftragserteilung und des Rechnungsprozesses standardisiert und automatisiert ab. Das spart auf beiden Seiten Zeit und Geld – und ist zudem nachhaltig, da der Papierverbrauch reduziert wird. Des Weiteren erhöht Mareon Transparenz und Qualität des gesamten Abwicklungsprozesses.

Daher verwundert es nicht, dass das Service-Portal bereits vier Jahre nach der Einführung die Marke von einer Million Aufträge geknackt hatte. Heute werden mehr als zwei Millionen Wohnungen mit Mareon verwaltet, mehrere Tausend Handwerker und Dienstleister nutzen die Software und die Zahl der insgesamt bislang bearbeiteten Aufträge kletterte in 2020 auf über 30 Millionen.

„Wir sind stolz, dass wir bereits vor 20 Jahren eine derart innovative Lösung auf den Markt gebracht haben“, sagt Alf Tomalla, Geschäftsführer bei Aareon Deutschland. „Schon damals, als die Nutzung des Internets noch nicht so selbstverständlich war wie heute, war für Aareon eine kundenzentrierte Entwicklung wichtig. Das hat den Erfolg des Produkts ausgemacht.“

Das Ohr immer dicht am Kunden

Der Pioniergeist bei den Aareon-Mitarbeitern ist bis heute unverändert hoch. „Mareon war so etwas wie der Auftakt der digitalen Transformation bei Aareon“, sagt Ulrike Gilfrich, Teamleiterin Group Digital Development und Mareon-Expertin der ersten Stunde. „Schon damals haben wir unsere Kunden in den Entwicklungsprozess miteinbezogen.“

Seit jeher arbeitet Aareon eng mit der Branche zusammen. Feedback und Anregungen der Kunden fließen regelmäßig in neue Features von Mareon mit ein. Zunächst waren das beispielsweise die Versicherungskopplung für BauSecura-Kunden sowie die elektronische Archivierung. Später folgten die Anbindung an das digitale Zugangssystem KIWI sowie die Möglichkeit, Mareon auch ohne ERPSystem einzusetzen. Schon seit einigen Jahren rechnet Aareon rein digital ab und Mareon-Rechnungen gibt es inzwischen auch im ZUGFeRD-Format…

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Zusätzliche Schnittstellen sind in Planung und sollen noch in diesem Jahr fertiggestellt werden. Für Verwaltungen bedeuten die neuen Möglichkeiten die Beschleunigung eigener Prozesse und das Ende vieler digitaler Insellösungen. Die Ergebnisse der AG Digitalisierung werden im Rahmen des Forum Zukunft am 13. und 14. Oktober in Weimar vorgestellt.

Die digitale Entwicklung der Verwalterbranche hat in den vergangenen Jahren enorm an Tempo gewonnen. Mindestens die digitale Abrechnung gehört mittlerweile zum technischen Standard der meisten Verwalter. Doch die heutigen Anwendungsbereiche moderner Softwarelösungen gehen weit darüber hinaus. Die Problematik dabei ist: Hat sich ein Verwalter einmal für ein Softwaresystem entschieden, ist es schwer, die Leistungen eines zusätzlichen Anbieters in die eigene IT-Landschaft zu integrieren. Denn die technischen Lösungen können meist nicht miteinander verknüpft werden. Die Folge sind technische Insellösungen, unnötig lange Prozesse oder teure, individuell programmierte Schnittstellen.

Systematischer Stammdatenaustausch ist bis Ende 2021 geplant

Um Verwaltungen praxisnah zu unterstützen, haben sich 2017 verschiedene Proptech-, Mess- und Softwareunternehmen der Verwaltungsbranche in der AG Digitalisierung des VDIV zusammengeschlossen. Langfristiges Ziel ist es, zwischen den digitalen Lösungen der Mitglieder einen systemübergreifenden Datentransfer zu ermöglichen. Als praktikabler Ansatz hat sich erwiesen, den Fokus zunächst auf individuelle Schnittstellen der teilnehmenden Unternehmen zu legen. Diese werden in einem ersten Schritt ermöglichen, relevante Stammdaten von einem System in das andere zu übertragen.

Die nächste Entwicklungsstufe sieht vor, die Datenübertragung auch über die Stammdaten hinaus auszudehnen. Verschiedene Unternehmen können ihre Schnittstelle aktuell bereits zur Verfügung stellen. Das fest gesetzte Ziel aller AG-Mitglieder ist es, ihre Lösungen bis spätestens Ende 2021 entwickelt zu haben und so einen systematischen Stammdatenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen möglich zu machen.

Investitionsschub für die Digitalisierung der Branche

Mit ihren Bemühungen investieren die Teilnehmer der AG Digitalisierung bewusst in die Zukunft der Verwalterbranche. Dabei finanzieren sie die Analyse der Potenziale für eine mögliche Datenübertragung, die entsprechenden Weichenstellungen innerhalb ihrer Softwarelösungen…

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Sie sind Leiterin der Rechtsabteilung der Erste Bank und nebenbei Obfrau der gemeinnützigen Wohnungsgenossenschaft Gartensiedlung. Wie kam es zu dieser exotischen Kombination?

In die Genossenschaft bin ich eingetreten, als ich vor 14 Jahren das Siedlungshaus meines Vaters übernommen habe. Der damalige Obmann hat mich gefragt, ob ich nicht im Vorstand tätig sein möchte, denn es wäre gut, eine Juristin im Team zu haben. Seit sechs Jahren bin ich nun Obfrau der Wohnungsgenossenschaft. Und bevor Sie fragen: Ja, ich habe viel zu tun neben meinem Hauptjob in der Erste Bank, aber ich habe das Glück, auch in der Genossenschaft ein tolles, engagiertes Büroteam zu haben.

Götsch

Seit wann gibt es die Gartensiedlung am Flötzersteig?

Die Gartensiedlung wurde 1919 gegründet und ist nun 102 Jahre alt. Als wir vor zwei Jahren das Jubiläum gefeiert haben, gab es die Möglichkeit, in die Geschichte zurückzublicken und mit einigen älteren Mitgliedern und Bewohnerinnen die letzten Jahre und Jahrzehnte zu reflektieren. Da sind viele schöne Anekdoten aufgetaucht.

Götsch

Wie viele Wohnungen umfasst Ihre Genossenschaft?

Inklusive Garagen und Abstellplätzen verwalten wir 1.454 Objekte, zum überwiegenden Teil Siedlungshäuser. Die meisten Bestandobjekte wurden in den Zwanziger- und Dreißigerjahren errichtet. In den Fünfziger- und Sechzigerjahren kamen dann die mehrgeschoßigen Wohnhäuser hinzu. Seitdem ist das Wachstum überschaubar geblieben.

Götsch

Sie bauen gar nicht mehr?

Der letzte mehrgeschoßige Wohnneubau, den wir errichtet haben, ist jetzt mehr als 20 Jahre her.

Götsch

Die Gemeinnützigkeit haben Sie in all der Zeit nicht verloren? …

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Zwischen den Parteien besteht ein Mietverhältnis. Der Vermieter wollte der Mieterin die Kosten für die Nutzerwechselgebühr wegen einer Zwischenablesung auferlegen. Der Vermieter verwies insofern auf eine Regelung im Mietvertrag, wonach die Mieterin die Nutzerwechselgebühr zu zahlen habe. Die Mieterin weigerte sich jedoch, dem Begehren des Vermieters nachzukommen.

Daraufhin erhob dieser Klage. Das Gericht hat entschieden, dass ein Anspruch auf Zahlung der Nutzerwechselgebühr nicht besteht. Nach Auffassung des Amtsgerichts ist die entsprechende Regelung im Mietvertrag unwirksam. Eine formularvertragliche Auferlegung der Kosten für die Nutzerwechselgebühr aufgrund einer Zwischenablesung können nicht dem Mieter auferlegt werden, da es sich nicht um Betriebskosten, sondern um Verwaltungskosten handele. Verwaltungskosten seien aber nicht betriebsbezogen und deshalb nicht umlagefähig…

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Markt und Kundschaft sind stets im Wandel. Manche Immobilie verlangt nach Baumaßnahmen. Und die Rechtsprechung ist höchst bewegt: Jährlich werden ca. 260.000 Gerichtsverfahren um Mietrechtsfragen entschieden – ein Viertel der deutschen Zivilprozesse. Wenn nun die WEG-Reform ansteht, gilt es vor allem, den Durchblick zu behalten.

Willkommen ist da die zweite Auflage des Handbuchs „Praxisfälle für WEG-Verwalter“ (Haufe), die komplett aktualisiert und anlässlich der WEG-Reform erweitert wurde. Grundlage dafür ist der Referentenentwurf, der im Bundestag voraussichtlich im Herbst verabschiedet wird.

Die zu erwartenden Änderungen werden „den Verwalteralltag auf den Kopf stellen“, warnen Cathrin Fuhrländer und Massimo Füllbeck im Vorwort ihres Buchs, das für die Neuerungen wappnen soll.

Das Autorenduo kennt sich im „WEG-Dschungel“ bestens aus. Fuhrländer bringt als Fachanwältin für Miet- und Wohnungseigentumsrecht umfangreiches Know-how mit. Füllbeck kommt als Immobilienökonom, Haus- und Grundstücksfachverwalter aus der Praxis.

Beide sind im Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V. (BVI) aktiv. So können sie aus einen Fundus an Praxisfällen schöpfen, um in ihrem Buch alle Grundkenntnisse zu vermitteln, mit denen Verwalter bei Eigentümerfragen und in Versammlungen rechtssicher handeln können.

Auch „Online“ mit Arbeitshilfen wie Musterverträge, Beschlüsse und Gesetze

Ihr Praktikerbuch ist klar strukturiert, damit schnell Antworten auf konkrete Fragen zu finden sind. Zunächst werden typische Probleme vorgestellt und erklärt, welche rechtlichen Fallstricke jeweils zu beachten sind, woraus dann Lösungen abgeleitet werden.

Dieser Ansatz überbrückt die oft auseinanderklaffende Schere zwischen Theorie und Praxis. Zum Buch stehen online Arbeitshilfen wie Musterverträge, Beschlüsse und Gesetze zum Download bereit. Behandelt werden alle Bereiche des Verwalteralltags: vom Vertrag über Versammlungen und Finanzen bis zu Eigentümerwechsel und baulichen Veränderungen. Auch Sondereigentum, Nachbarschaftsrecht und öffentliches Recht werden erörtert.

Das Kapitel zur WEG-Reform geht auf die Hintergründe und Ziele der Novelle ein, bevor es die Neuerungen im Einzelnen erläutert. Hier heben die Autoren hervor, dass zukünftig die Pflichten und Haftungsfelder für Verwalter deutlich erweitert werden.

Während sie im Außenverhältnis umfassende Rechte bekommen, können…

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Gesetzgeber und Wohnungseigentümer stellen immer höhere Anforderungen an Immobilienverwaltungen. Klimawandel, Fachkräftemangel und digitale Prozesse sind nur einige Herausforderungen, auf die sich die Branche einstellen muss. „Eine erfolgreiche Zukunft haben nur Unternehmen, die diese Herausforderung heute bereits annehmen. Betrachtet man hingegen die Vergütungssätze in der WEG-Verwaltung, so entsteht der Eindruck, dass unsere Branche sich kaputt rechnet“, so DDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler.

Vergütung muss deutlicher steigen

Die Vergütungssätze müssen nach Ansicht des DDIV noch deutlicher steigen, sonst können notwendige Prozesse zur Qualitätssicherung und -steigerung nicht erfolgen. Eine mindestens ebenso große Rolle wird die Prozessoptimierung im Unternehmen einnehmen. „Wer diese beiden Komponenten nicht ausreichend in der Unternehmensentwicklung beachtet, hat es zukünftig sehr schwer, am Markt mit Qualität zu bestehen“, ist sich Kaßler sicher.

Ziel des DDIV wird es daher weiter sein, nachdrücklich für eine verbesserte Bezahlung der Dienstleistung einzutreten. Das gilt gleichermaßen für Unternehmen wie für Verbraucher, denn „dem Eigentümer muss klargemacht werden, dass er nur bei leistungsgerechter Vergütung eine adäquate Leistung erwarten kann“, betont der DDIV-Geschäftsführer.

Ein richtiger, aber nicht ausreichender Schritt sind in diesem Zusammenhang gestiegene Vergütungssätze in der Mietverwaltung. Sie wuchsen im Vergleich zum Vorjahr um 8,6 Prozent auf 24,05 Euro je Einheit und Monat. Damit nahmen die Entgelte in diesem Bereich seit 2010 zwar insgesamt um 25,3 Prozent zu, inflationsbereinigt entspricht das aber dennoch nur einer jährlichen Steigerung von 1,7 Prozent.

Das aktuelle Branchenbarometer verdeutlicht, dass die Wohneigentums- und Mietverwaltung mit einem Anteil von 95,9 Prozent beziehungsweise 80,5 Prozent weiterhin die Haupttätigkeitsfelder der Branche darstellen. Gleichzeitig nimmt die Maklertätigkeit mit einem Anteil von 42,4 Prozent zu. Der Bereich Facility Management bleibt mit einem Anteil von 11,1 Prozent konstant, während das Geschäftsfeld Sondereigentumsverwaltung an Bedeutung verloren hat. Nur noch 63,5 Prozent der befragten Unternehmen sehen hier einen Tätigkeitsschwerpunkt. Im Vorjahr waren es noch 73,3 Prozent.

Ergebnisse der Digitalisierungsumfrage

Welchen Stellenwert zukünftig die Digitalisierung einnehmen wird, zeigen die Ergebnisse einer weiteren Umfrage. Danach sind bereits heute bis zu 69,5 Prozent der Befragten vom Potenzial digitalisierter Lösungsansätze zur Vereinfachung von Dokumentenverwaltung und Archivierung, beim Schriftverkehr oder der Kundenkommunikation überzeugt. Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer denken zudem, dass ihre Tätigkeit durch den Einsatz professioneller Verwaltungssoftware noch effektiver wird…

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„Durch die Kooperation setzen wir unsere Digitalisierungsstrategie auf allen Ebenen konsequent fort“, erklärt Stephan Kiermeyer, Geschäftsführer der Kalorimeta GmbH. „Mit Immofred erhöhen wir die Reichweite unserer digitalen Dienstleistungen hin zu kleinen Immobilienverwaltungen und privaten Vermietern.“

Klick für Klick durch die Abrechnung

Die Partnerschaft zwischen Kalo und Immofred ermöglicht Kunden die digitale, schnelle und unkomplizierte Übertragung sämtlicher relevanter Daten zur Erstellung der Heizkostenabrechnung. Alle benötigten Angaben, wie zum Beispiel Nutzer- und Kostendaten, werden direkt von der Immofred-Plattform an Kalo übermittelt. Die fertige Heizkostenabrechnung sowie die entsprechenden Buchungs-/Datensätze werden anschließend von Kalo auf der Immofred-Plattform bereitgestellt, sodass eine automatische Integration in die Nebenkostenabrechnung möglich wird. Vermieter und Verwalter können somit in einem Portal bleiben und sich durch die Abrechnung vorarbeiten. Die manuelle Bearbeitung, unter Umständen sogar mit Hilfe von Stift und Papier, wird somit hinfällig und Medienbrüche werden vermieden. Automatisierte Prozessabläufe garantieren eine hohe Qualität, eine schnelle Abrechnungserstellung und die Reduktion potenzieller Fehlerquellen.

All-in-One-Lösung für private Vermieter und kleine Immobilienverwaltungen

Bislang haben private Vermieter und kleine Immobilienverwaltungen kaum Möglichkeiten, die Bewirtschaftung Ihrer Immobilien ganzheitlich aus einer Plattform heraus und von überall aus zu steuern und abzubilden. Dank Immofred können zusätzlich zur einfachen Erstellung der Nebenkostenabrechnung auch weitere Aufgaben, wie zum Beispiel die automatische Kontrolle von Mieteingangszahlungen oder das Veröffentlichen von Inseraten auf gängigen Immobilienportalen über die Plattform erfolgen. Zudem erinnert die Software den Nutzer automatisch an weitere Aufgaben, Pflichten und Fristen, die es bei der Erstellung der Abrechnung zu berücksichtigen gilt. Darüber hinaus werden die Daten zur besseren Nachvollziehbarkeit digital archiviert und können so jederzeit abgerufen werden.

Mit dem Gesamtpaket erhalten auch kleine Immobilienverwaltungen und private Vermieter eine All-in-One-Lösung zur automatisierten Erstellung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung. „Wir freuen uns, dass Kalo ihre Abrechnungslösungen mit Immofred verbindet und unserer Kundschaft so eine digitale Heizkostenabrechnung ermöglicht“, sagt Marek Wozny, Geschäftsführer von Immofred…

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Der Weltmarktführer von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planing), also von Software, mit der alle re- levanten Unternehmensressourcen geplant und gesteuert werden, ist der deutsche Anbieter SAP – und das aus gutem Grund. SAP bietet eine umfassende, logisch strukturierte Lösung, mit der sich Prozesse bis ins kleinste Detail abbilden lassen und ist außerdem individuell auf Kundenbedürfnisse anpassbar.

Doch diese enormen Vorteile kommen nicht ohne Nachteil: SAP ist komplex und seine Softwarestruktur nur für Fachleute zugänglich. Unternehmen ohne spezielle IT-Abteilung werden beim Versuch, eine Anpassung vorzunehmen, nicht selten ihr System lahmlegen. Dazu kommt, dass SAP in der Anschaffung sehr teuer und deshalb tendenziell nur für Großunternehmen rentabel ist.

Der restliche Teil der Immobilienwirtschaft muss jedoch nicht verzagen: Auch allen anderen Unternehmen steht die Nutzung von SAP offen – sie müssen lediglich auf Partner zurückgreifen. Denn spezialisierte Anbieter von immobilienwirtschaftlichen Softwarelösungen liefern gewissermaßen SAP aus der Steckdose. Das bedeutet, dass der Softwaredienstleister das Grundgerüst von SAP bereits den Anforderungen der Immobilienwirtschaft angepasst hat, sodass es zentrale Elemente, wie beispielsweise Mietwesen, Mieterwechsel oder Nebenkostenabrechnung beinhaltet. Das Immobilienunternehmen muss keine Einstellungen mehr vornehmen, kann unternehmensspezifische Faktoren aber in einem gesetzten Rahmen einfließen lassen.

Um hohe Anschaffungskosten zu vermeiden, kann die immobilienwirtschaftliche SAP-Lösung lizensiert und für eine Grundgebühr über einen ASP (Application Service Provider) zur Verfügung gestellt werden. Die Software läuft also nicht in-house, sondern in einem externen Hochsicherheitsrechenzentrum und wird vom Immobilienunternehmen über das Internet angesteuert. Mit SAP aus der Steckdose können immobilienwirtschaftliche Unternehmen die Vorteile von SAP erschließen, ohne die Nachteile in Kauf nehmen zu müssen.
Thomas Pilz

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Die Immobilienverwaltung ist weit davon entfernt, eine analoge Branche zu sein. Etablierte Verwaltungsprogramme gibt es schon seit Jahrzehnten, zusätzlich werden Insellösungen für einzelne Aspekte eingesetzt. Trotzdem ist die Entwicklung eines digitalen Geschäftsmodells noch in weiter Ferne – obwohl es der Schlüssel für eine langfristig profitable Immobilienverwaltung ist. Die casavi GmbH, Anbieter einer Service-Plattform für die digitale Immobilienverwaltung, untergliedert die nötigen Veränderungen in drei Stufen: Digitalisierung der Information, Digitalisierung der Interaktionen und die digitale Integration aller internen und externen Geschäftsprozesse. Ein strukturiertes Vorgehen anhand dieser Stufen hilft dabei, die Transformation zu organisieren und sicherzustellen, dass auch die Mitarbeiter den Weg mitgehen.

Digitalisierung der Information

Im ersten Schritt müssen alle Dokumente und Informationen digitalisiert werden. Dazu zählt auch das Scannen der Eingangspost. Das garantiert eine elektronische Weiterverarbeitung, durch die dauerhaft auf Papier verzichtet werden kann. Darüber hinaus wird so die Auffindbarkeit von Dokumenten vereinfacht. Dabei ist es wichtig, sich mit den bestehenden Geschäftsprozessen und deren Digitalisierungspotenzial zu befassen und diese zu dokumentieren und standardisieren. „Die Digitalisierung aller Informationen nimmt zwar initial viel Zeit in Anspruch, doch die Investition lohnt sich. Durch die elektronische Bearbeitung arbeiten wir deutlich effizienter“, berichtet Sven Keussen, Sprecher der Firmengruppe Rohrer mit Standorten in Berlin und München. Um selber ausschließlich digitale Information zu generieren, müssen entsprechende Lösungen eingeführt werden: eine ERP-Software für die Buchhaltung, ein Vorgangsmanagement für die Dokumentation und Bearbeitung von Geschäftsvorfällen, ein Portal für die Bereitstellung von Informationen an Dritte und Apps zur digitalen Wohnungsübergabe und Gebäudeinspektion.

Digitalisierung der Interaktion

Der größte Zeitfresser im Arbeitsalltag sind Kommunikationsaufwände zwischen Verwaltung und Mietern sowie Dienstleistern aber auch die interne Kommunikation. Die Digitalisierung der Interaktion ist eine grundlegende Voraussetzung, um diese kostenintensiven Faktoren zu optimieren. Dazu wird die Kommunikation von Telefon oder Post auf elektronische Medien verlagert. Das ermöglicht eine asynchrone Bearbeitung und schafft häufig einen Workflow, der bisherige Zwischenschritte automatisiert, wie etwa die Zuordnung von Anfragen an einen zuständigen Mitarbeiter. Weiter wird die digitale Interaktion durch die Einführung eines Ticketmanagements gefördert. „Alle Abläufe, ob intern oder extern, werden mit unserem Ticketmanagement erfasst und bearbeitet. Ohne weitere Interaktion weiß dadurch jeder Mitarbeiter, was er wann zu tun hat“, erklärt Roland Weber, Geschäftsführer der Dipl. Ing. Schober u. Weber Immobilienverwaltung GmbH. Die Digitalisierung der Interaktionen rund um die Immobilie steigert Transparenz und Messbarkeit, führt zu einer höheren Standardisierung und gewährleistet damit eine konstante Qualität, auch bei größeren Teams.

Digitale Integration aller internen und externen Geschäftsprozesse

Um den Automatisierungsgrad noch weiter zu erhöhen, werden im dritten Schritt die zur digitalen Interaktion eingesetzten Systeme integriert. Grundlage hierfür sind offene und flexible Teilsysteme sowie Abläufe, die Veränderungen in den Unternehmensprozessen ermöglichen. Das erlaubt eine vollständig digitale und unternehmensübergreifende Prozesskette…

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