Digitale Schließsysteme verändern die Arbeits-Abläufe. Welche Vorteile bieten digitale Schließsysteme bei den Arbeits-Abläufen in den Vermietungsabteilungen, aber auch in den technischen Abteilungen? Welche Vorteile können noch „gehoben“ werden?

Beim Einzug wird die Schlüsselübergabe an den Mieter oder Bewohner vereinfacht und die Verantwortung übertragen. Fehlt ein digitaler Schlüssel, muss die Hausverwaltung eben nicht aktiv werden und sich um Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung von Nachschlüsseln kümmern. Das spart viel Zeit und Geld. Beim Auszug eines Mieters können Berechtigungen sofort gelöscht werden, für erforderliche Renovierungen im Leerstand können Handwerker temporär berechtigt werden. Alles ohne eine aufwendige manuelle Schlüsselübergabe.

Bei Notfällen, z.B. einem Heizungsausfall am Sonntag, kann der Notdienst für alle erforderlichen Türen eine digitale Berechtigung auf das Smartphone bekommen, ohne dass Mitarbeiter der technischen Abteilung vor Ort die Tür öffnen oder eine gesonderte Fahrt zur Schlüsselübergabe erforderlich ist. Für Gemeinschaftsräume, Werkräume, Hobbykeller, temporär vermietete Räume oder auch Tiefgaragenstellplätze kann das Wohnungsunternehmen zusätzliche Einnahmen durch Kurzzeitvermietung generieren. Hier gibt es viele Ansätze, die sich durch die Vernetzung der Anwendungen ergeben.

Ingo Österreicher

Sprechen wir über die Kosten. Nehmen wir wieder unser Beispiel: Ein Wohnungsunternehmen möchte ein Bestandsquartier mit 140 Wohnungen aus den 1960er Jahren umrüsten. Wie sehen die Kosten fürs Umrüsten aus? (Und was wiegen die Vorteile ((Frage 1)) auf?)

Hier sind einige Annahmen zu treffen. Bei einer ca. 60 Jahre alten Liegenschaft wurde die mechanische Schließanlage schon teilweise oder komplett ersetzt. Schlüssel wurden verloren oder nicht zurückgegeben. Nachgemachte Schlüssel oder unregistrierte Schlüssel-Kopien sind im Umlauf und erfordern eine Neubeschaffung. Die Kosten für die Umrüstung der Schließanlage sind in etwa zwei bis dreimal höher gegenüber einer neuen mechanischen Serienschließanlage. Mechanische Schließzylinder mit gutem Manipulationsschutz liegen bei ca. 100-150€ – ein digitaler Schließzylinder bei ca. 350€.

Zusätzliche Gemeinschaftstüren bei Hauseingängen können noch flexibler mit elektronischen Lesegeräten ausgestattet werden. Infrastrukturtüren für Technik, Heizung, Elektro usw. sind ebenfalls integrierbar. Über die Laufzeit der Anlage sind dann die Organisations-Einsparungen bei Schlüsselverwaltung, Schlüsselübergaben, Schlüsselverlust, Fahrten zum Objekt, um dem Handwerker die Techniktür zu öffnen, Renovierungen bei Leerstand um ein Vielfaches höher als die anfänglichen initialen Investitionen.

Ingo Österreicher

Die digitale Welt entwickelt sich rasend schnell weiter. Wie sieht die Zukunft der Schießsysteme aus? Und könnte man die eigenen Systeme stetig „Upgraden“? …

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Welche Vorteile hat eine Mieterfamilie mit Kindern? Wie geschieht die Schlüsselübergabe? Was passiert, wenn der digitale Schlüssel verloren wird?

Die Mieter oder Bewohner können sich selbst organisieren. Aus rechtlichen Gegebenheiten ist es erforderlich, die Schlüssel aller dem Mietobjekt zugehörigen Türen an den Mieter zu übergeben. Bei digitalen Systemen wird dies durch einen digitalen Einzugsprozess gesteuert. Innerhalb der Familie können dann die Schlüssel digital oder als Ausweismedium selbst zugeordnet werden.

So kann z.B. ein Elternteil definieren, ob ein Kind, einen RFID-Schlüsselanhänger oder einen digitalen Schlüssel auf das Handy bekommt. Dabei kann auch festgelegt werden, welche gemeinschaftliche Türen zugänglich sind oder nicht. Geht das Handy oder der Schlüsselanhänger verloren, können die Zutrittsberechtigungen schnell und unkompliziert ohne Verwalterrücksprache entzogen werden.

Ingo Österreicher

Erfordern digitale Schließsysteme spezielle Programme auf den Rechnern in den Wohnungsunternehmen? Lassen diese sich in die Systeme der Unternehmen per Schnittstelle einbinden?

Nein, ein modernes (Cloud-) Schließsystem benötigt keine Installation von Software, sondern läuft über den Internetbrowser, den jeder Computer installiert hat. Bei einer Cloudlösung greift der Anwender immer auf die neuste Version zu. Bei Cloud-Anwendungen erfolgt die Administration über den Standard-Webbrowser durch das Wohnungsunternehmen oder den Verwalter.

Durch Import-Schnittstellen oder API´s (Application Programming Interface) können z.B. Mieterdaten schnell und ohne großen manuellen Aufwand übertragen werden. Damit digitale Rechte und Schlüssel ohne physische Übergaben erfolgen können, sind spezielle Smartphone Apps sinnvoll und erforderlich. So kann z.B. der Hausmeister einem Handwerker den Zugang übermitteln, die Bewohner und Mieter Gäste einladen oder ein Pflegedienst organisiert werden.

Ingo Österreicher

Sprechen wir über die Datensicherheit. Wie steht es mit der Sicherheit aus? Und wo liegen die Daten, die bei der Nutzung durch die Mieter generiert werden? …

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Ein Wohnungsunternehmen möchte ein Bestandsquartier mit 140 Wohnungen aus den 1960er Jahren umrüsten. Welche Möglichkeiten gibt es? Eingangstür, Wohnungstür, Kellertür etc…

Bei Bestandsobjekten ist einerseits eine Aufnahme der vorhandenen Türsituationen sinnvoll und andererseits die Analyse der Motivationsgründe für elektronische Zutrittssysteme. Wenn nun bei besagtem Bestandsquartier aus den 60-igern beispielsweise bei allgemeinen Hauszugangstüren schon eine Klingel- oder Sprechanlage mit einem Türöffner vorhanden ist, lässt sich eine Digitalisierung sehr einfach durchführen. Eine Türsteuerung mit einer Datenverbindung über eine SIM-Karte stellt die Verbindung zur Software-Verwaltung in der Cloud her.

RFID-Medien oder auch das Smartphone können dann die mechanischen Schlüssel ersetzen und eine flexible Öffnung der Hauseingangstüren ermöglichen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen im Rahmen der Digitalisierungsstrategie eines Wohnungsunternehmen erfolgt die Vernetzung der Infrastrukturtüren und deren Türmanager oder Gateways alternativ über LAN.

Bei den anderen Infrastrukturtüren wie Heizungs- und/oder Technikräume können die vorhandenen mechanischen Türkomponenten wie Schließzylinder oder Drückergarnituren durch digitale Komponenten ersetzt werden. Handwerker und Servicepersonal bekommen digitale und mobile Schlüssel auf ihr Smartphone gesendet und können ohne Schlüsselübergabe ihre Aufgaben schnell ausführen. Je nach Infrastrukturellen Gegebenheiten erfolgt die Vernetzung dieser Türen entweder via LTE Gateways, welche die digitalen Türkomponenten per Funk anbinden, oder durch nachgerüstete LAN-Infrastruktur.

Für die 140 Wohnungstüren werden die vorhandenen mechanischen Profilzylinder durch digitale Elektronikzylinder ersetzt. Durch die Nutzung von digitalen Schlüsseln auf dem Smartphone oder dem RFIDMedium benötigen diese digitalen Schließzylinder keine Datenverbindung und sind vollständig offline. Mietertüren sind daher generell hoheitlich vom Verwalter getrennt, sodass nur Mieter und Mieterinnen ihren Zutritt managen. Eine spezielle APP für den Mieter ermöglicht diesem, die Zutrittsrechte für seine Mitbewohner, Gäste und Haushaltshilfen selbst zu verwalten.

Weitere Türen zu den Mietobjekten, Keller, Abstellräume oder separate Garagen können auf identische Weise ausgestattet und verwaltet werden. Verlorene Schlüssel, Schlüsselübergaben, die Koordination von Schlüsseln für Dienstleister für die Leerstandsmodernisierung oder der Tausch von mechanischen Schließzylindern wird durch die Digitalisierung ersetzt.

Ingo Österreicher

Was sind die ersten Schritte, was ist technisch nötig?

Je nach gewünschter Modernisierung wird entweder die entsprechende LAN-Infrastruktur für die Haupteingangs- und Infrastrukturtüren nachgerüstet oder erfolgt alternativ und ohne großen Aufwand über eine mobile Datenverbindung (LTE). In aller Regel werden zuerst Haupteingangstüren und Infrastrukturtüren umgerüstet.

Die Türen zu den Wohnungen oder Mietobjekten können dann nach und nach z.B. bei einer Neuvermietung oder bei einem Nutzerwechsel folgen. Da hierfür keine weitere Infrastruktur notwendig ist, ist der Aufwand dieser Nach- oder Umrüstung gering.

Ingo Österreicher

Wie werden die Mieter in den Prozess eingebunden? …

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Interessant ist, dass trotz verschiedener struktureller Unterschiede zwischen Wohnungsbaugenossenschaften und kommunalen Wohnungsunternehmen weder hinsichtlich der Beurteilung der künftigen Relevanz und Nutzung, der relevanten Einsatzbereiche noch der Nutzungsmotive wie Einführungsbarrieren signifikante Unterschiede zwischen den Einschätzungen der beiden Gruppen auftraten. Insgesamt zeigte sich auch ein weitgehend kongruentes Meinungsbild hinsichtlich der mit dieser Technik realisierbaren Effizienzpotenziale.

Smart Access ist in der Wohnungswirtschaft auf der Agenda

Insgesamt haben sich bereits rund zwei Drittel (67,2%) der Befragten eingehender mit der Frage der Digitalisierung im Bereich des Zugangsmanagements auseinandergesetzt. Es zeigte sich ein enger Zusammenhang zwischen dem Interesse und der Anzahl der Wohneinheiten. Die Thematik elektronische Schlüsselsysteme ist bei größeren WU zurzeit besonders präsent.

Während sich aus der Gruppe der Wohnungsunternehmen mit weniger als 500 Wohneinheiten erst 40,5% näher mit der Thematik befasst haben, liegt der Wert bei Unternehmen der Größenklasse von 500 bis 999 Wohneinheiten bereits bei 63,9%. Offensichtlich besteht ein Zusammenhang zwischen der Anzahl der Wohneinheiten und den erzielbaren Effizienzvorteilen im Bereich der Schlüsselverwaltung.

Elektronische Schlüsselsysteme im Trend

44,9% der Unternehmen, die sich der Thematik vertieft gewidmet haben, sehen eine hohe Relevanz elektronischer Schlüsselsysteme für ihr Haus und planen bis 2025 konkret Neu- und Fortsetzungs-Installationen in verschiedenen Anwendungsbereichen (siehe Abbildung 1).

In Neubauten und im Bestand

85,8% derjenigen, die der Thematik hohe Relevanz beimessen, planen Mehrfamilienhausneubauten mit Smart Access-Lösungen auszustatten. Dem Thema kommt jedoch nicht nur im Neubaubereich eine hohe Bedeutung zu. Die Befragungsergebnisse lassen erwarten, dass in den kommenden fünf Jahren (bei WU mit mehr als 1.000 Wohneinheiten) auch rund 7,5% des relevanten aktuellen Objektbestands mit elektronischen Schlüsselsystemen ausgestattet werden. In 55,4% dieser Fälle wird die Ausstattung im Rahmen geplanter Renovierungsmaßnahmen erfolgen.

Nicht mehr nur die Haustür

Bei der Einführung stehen die Haustüren und weitere Infrastruktur-Türen im Vordergrund (siehe Abbildung 2) Interessant ist jedoch, dass bei mehr als jedem zweiten Projekt (bei WBG in 53,9% und bei KÖR in 61,9% der Fälle) auch die Wohnungseingangstüren der Wohneinheiten mit elektronischen Schlüsselsystemen ausgestattet werden sollen (siehe Abbildung 3). Dieser Trend ist neu…

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