Damit ist die Softwarelösung im gesamten DACH-Raum im Einsatz. Aareon RELion ist eine Tochtergesellschaft der Aareon Gruppe, Europas führendes Beratungs- und Systemhaus für die Immobilienwirtschaft. 

31 Schweizer Standorte, Immobilienportfolio von rund 71 Mrd. CHF mit 230.000 Objekten

„Mit dem Markteintritt in die Schweiz setzen wir unsere internationale Wachstumsstrategie fort“, sagt Dr. Manfred Alflen, Vorstandsvorsitzender der Aareon AG. „Und mit Wincasa haben wir direkt einen der größten Immobilienkunden in der Schweiz für RELion gewinnen können.“ 

Wincasa betreut an 31 Schweizer Standorten ein Immobilienportfolio in Höhe von rund 71 Mrd. CHF mit 230.000 Objekten. Konkrete Unterstützung liefert das ERP-System unter anderem beim Verbuchen von Kreditorenrechnungen, bei Mehrwertsteuer-Abrechnungen und Jahresabschlüssen.

Generelle Prozessverbesserungen und Automatisierungen sowie weitere Aspekte sollen nach und nach realisiert werden. Das Projekt ist bis 2021 angelegt.

„Mit der Umstellung auf RELion haben wir eine Lösung gefunden, mithilfe derer wir zeitraubende Standardprozesse automatisieren und Einzelprozesse end-to-end integrieren können“, sagt Sandro Principe, Chief Transformation Officer und Mitglied der Geschäftsleitung bei Wincasa.

„Wir haben im Vorfeld verschiedene Anbieter geprüft. Den Ausschlag gegeben haben am Ende das fundierte Immobilienfachwissen der Aareon-Mitarbeiter, die Anbindungsmöglichkeiten an die Wincasa Office-Produktwelt sowie die Möglichkeit, RELion vollständig in die geplante Systemlandschaft integrieren zu können. 

Schweizer Gesetzgebung und Normen werden innerhalb der Software umgesetzt 

Für die Erfüllung der Kundenanforderungen wurden zahlreiche Adaptionen an die Schweizer Gesetzgebung und Normen innerhalb der Software umgesetzt. Eine weitere Besonderheit in der Schweiz: Mieter gelten als Kunden von Banken, wodurch ihre Daten dem Schweizer Bankgeheimnis unterliegen und das Land nicht verlassen dürfen…

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Nach einem Jahr Vorbereitung war es am 1. September 2019 soweit: Im Zuge einer umfassenden Transformation nimmt RELion den Betrieb bei Wincasa auf. Wincasa betreut an 31 Standorten in der Schweiz ein Immobilienportfolio in Höhe von rund 71 Mrd. CHF mit 230.000 Objekten. Entsprechend umfangreich und komplex gestaltete sich dieses Projekt, das aus diesem Grund in drei Phasen unterteilt wurde. 

Schritt für Schritt in den Schweizer Markt

2019:
Los ging es 2019 mit dem Shopping-Center Sihlcity in Zürich. Mit rund 100.000 m² Fläche und 600 Millionen CHF Investitionssumme war es während der Bauphase das größte Hochbauprojekt der Schweiz.

Der Gebäudekomplex gilt heute als Vorzeigeobjekt der Credit Suisse, die mit Büros für rund 1.000 Mitarbeitenden im Sihlcity vertreten ist. 

2020:
In der zweiten Phase wurde Anfang 2020 ein neues Portfolio der Schweizer Fluggesellschaft SWISS in RELion übernommen. Parallel dazu wird die Software um Besonderheiten des Schweizer Immobilienmarktes ergänzt sowie hinsichtlich der speziellen Anforderungen von Wincasa weiterentwickelt.

Gemeinsam mit dem Kunden wird RELion in die neue digitale Landschaft integriert. 

2021:
Für die dritte Phase ist der schrittweise Live-Start der Wincasa Immobilien- und Unternehmensbuchhaltung ab dem Jahr 2021 geplant. 

Sandro Principe, Chief Transformation Officer bei Wincasa, erläutert die interne Zielsetzung des Projektes: „Mit der Umstellung auf RELion wollen wir zeitraubende Standardprozesse automatisieren und Einzelprozesse end-to-end integrieren, so dass wir das Kundenerlebnis maximieren und sich unsere Mitarbeitenden verstärkt anspruchsvolleren Aufgaben widmen können.“

Dazu wurden auch, insbesondere in den Bereichen Zahlungsverkehr, Umsatzsteuer und Mietanpassungen, zahlreiche Adaptionen an die Schweizer Gesetzgebung und Normen umgesetzt.

Eine Besonderheit stellte hier der Umstand dar, dass Mieter als Kunden von Banken gelten und ihre Daten somit dem Schweizer Bankgeheimnis unterliegen, sprich: sie dürfen die Schweiz nicht verlassen. Aus diesem Grund wird das ERP-System in der neuen Microsoft® Azure CH Cloud gehostet mit eigenen Rechenzentren in der Schweiz. Auch hier ist Wincasa Pionier und zählt dank visionärer Planung und enger Kontakte zu Microsoft zu den ersten Schweizer Kunden, die diese Cloudlösung nutzen.

Teilweise große Unterschiede

Das sind aber noch nicht alle Anforderungen, die RELion für die erfolgreiche Implementierung erfüllen muss. „Es ist entscheidend, dass das ganze System in den drei Landessprachen Deutsch (Schweiz), Französisch und Italienisch bedienbar ist“, sagt Sandro Principe…

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Finanzbuchhaltung und Projektabwicklung

Am Anfang standen zwei unterschiedliche Systeme: eines für die Finanzbuchhaltung und eines zur Projektabwicklung – mit jeweils eigenen Abläufen, Ansprechpartnern und Anwendungen. Für das Unternehmen Wöhr + Bauer, das anspruchsvolle innerstädtische Bauprojekte im großen Maßstab realisiert, stand fest: Das muss auch einheitlicher und vor allem einfacher gehen.

Als Lösung hat sich das Immobilienunternehmen für Aareon RELion entschieden. Das zentrale und umfängliche ERP-System zur professionellen Immobilienverwaltung kann die beiden Bereiche Finanzbuchhaltung und Projektabwicklung in die Prozesslandschaft integrieren und vollständig abdecken. Parallel dazu wurde auch ein neues Dokumenten-Management-System eingeführt und nahtlos an RELion angegliedert.

Intuitive Anwendung dank vertrauter Benutzeroberfläche

Im Vorfeld der geplanten Umstellung wurden die Mitarbeiter intensiv einbezogen, beispielsweise mithilfe einer Inhouse-Schulung zur Vorbereitung auf das neue System. Nach einer rund fünfmonatigen Pilotphase, in der die Software auf Grundlage der Rückmeldungen von Wöhr + Bauer immer mehr deren Vorstellungen entsprechend individualisiert wurde, startete der Live-Betrieb von RELion mit Jahresbeginn 2018.

„Das Arbeiten mit der Software gestaltet sich im täglichen Betrieb ausgesprochen anwenderfreundlich“, so Johannes Hager, Kaufmännischer Leiter bei der Wöhr + Bauer GmbH. „Die Benutzeroberfläche von RELion ähnelt in Design und Funktion Microsoft® Office. Somit fanden sich unsere Mitarbeiter schnell zurecht und konnten quasi von der ersten Minute an produktiv damit arbeiten.“

Basis für Bilanzierung und Projektsteuerung

Die konkreten Ziele hinter dem Projekt definiert Johannes Hager unter anderem wie folgt: „Das neue System sollte die integrierte Buchung von Projektrechnungen in einem System für uns ermöglichen, sodass unterschiedliche Werte in der legalen Bilanzierung und den Projektkosten entfallen. Dadurch profitieren wir von einer fundierten Projektkostensteuerung bei gleichzeitig reduziertem Abstimmungsaufwand – eine wichtige Basis für Bilanzierung und Projektsteuerung.

Weiterhin wurde ein automatisierter Belegdurchfluss eingerichtet, der die digitale Belegverfolgung vom Sachposten bis hin zum Dokumenten-Management ermöglicht. Die obligatorischen Ablagetätigkeiten nehmen damit deutlich weniger Zeit in Anspruch. Nicht zuletzt verfügt die Software auch über zahlreiche Möglichkeiten für die Abbildung steuerlicher Vorgaben zur Umsatzsteuer, die sich in der Immobilienwirtschaft reichlich komplex gestalten.“ …

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