Es sind ungewisse Zeiten, für die es keine Gebrauchsanweisung gibt. „Neben allen Überlegungen, wie man an neue Aufträge kommt, vorhandene abwickelt oder aber in erster Linie mit alten Kunden umgeht, die man nicht verlieren möchte, die aber nicht zahlen, wäre es fatal, wegen Corona auf Mahnungen zu verzichten“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH.

„Nicht alles, was gut gemeint ist, ist auch gut gemacht! Konsequentes, der Situation angemessenes respektvolles Mahnwesen hilft gerade in dieser Zeit beiden Seiten. Es hilft, die Liquidität des eigenen Unternehmens zu schützen, und dem Geschäftspartner, seinen Verbindlichkeiten zeitnah nachzukommen und nicht ins Schlingern zu geraten, weil er den Überblick verliert oder offene Rechnungen sich häufen.

Meiner Erfahrung nach wird ein konsequentes Mahnwesen gemeinhin als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet. Es wird daher eher positiv wahrgenommen, als dass es abschreckt. Wichtig ist nur, dabei die folgenden Punkte zu beachten.“

Mahnen, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist

„Eine Mahnung vor Fälligkeit der Rechnung ist unwirksam! Durch eine vor Fälligkeit erstellte Mahnung kommt der Schuldner nicht in Verzug. Der Verzug aber ist die Voraussetzung dafür, dass der Schuldner für die durch seine verspätete Zahlung entstandenen Kosten (Verzugsschaden) aufzukommen hat.“

Zahlungserinnerung oder Mahnung — Beide Begriffe möglich

„Die Begriffe sollten jedoch auf gar keinen Fall wahlweise je nach Befindlichkeit angewendet werden. Hat man sich einmal für einen der beiden Begriffe entschieden, sollte man ihn auch durchgängig benutzen. Jeder von ihnen ist als eine eindeutige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner zu verstehen, die fällige Rechnung zu begleichen.

Eine Mahnung – das ist der Begriff, den das Gesetz verwendet – sollte deutlich als solche erkennbar sein (z. B. 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. (Letzte) Mahnung) und aus Gründen der Nachweisbarkeit schriftlich erfolgen.“

Eine Mahnung bedarf keiner vorgeschriebenen Form

„Eine Mahnung sollte aus Beweisgründen (s.o.) in schriftlicher Form erfolgen, hat aber auch mündlich ausgesprochen (möglichst vor Zeugen) ihre Gültigkeit. Wichtig ist, dass aus der gewählten (respektvollen) Formulierung deutlich wird, dass man sein Geld haben möchte.“

Wichtige Bestandteile einer Mahnung

„Damit eine Mahnung für den Schuldner (und einen selbst) leichter zuzuordnen ist, sollte jede das Datum der ursprünglichen Rechnung sowie die Rechnungs- und ggf. Lieferscheinnummer enthalten. Ebenso kann eine Rechnungskopie beigefügt oder die erbrachte Leistung noch einmal benannt werden.

Auch sollte dem Kunden in der Mahnung mitgeteilt werden, dass er auch den Verzugsschaden, also die Kosten, die entstehen, weil die Rechnung verspätet oder wohlmöglich gar nicht beglichen wird, zu zahlen hat…

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Prüfen ob ein einfacher Eigentumsvorbehalt vereinbart wurde

„Ist ein einfacher Eigentumsvorbehalt vereinbart und kommt es bei einem Kunden zu einer Insolvenz, ist der Verkäufer abgesichert, wenn bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder Anordnung einer vorläufigen Insolvenzverwaltung noch etwas von den gelieferten (unbezahlten) Sachen beim Schuldner vorhanden ist. Wenn der Insolvenzverwalter nicht bereit ist, den (ungekürzten) restlichen Kaufpreis zu zahlen, kann der Unternehmer vom Vertrag zurücktreten und ein s. g. Aussonderungsrecht geltend machen. Er kann dann als Eigentümer der Sache vom Insolvenzverwalter die Herausgabe verlangen, ohne als Gläubiger am Insolvenzverfahren teilnehmen zu müssen.“

Falls Eigentumsvorbehalt vereinbart: Warenbestand des Kunden erfassen

„Wenn möglich, sollte man sofort nach Kenntnis über die Insolvenz selbst beim Kunden den Bestand erfassen und kennzeichnen. Idealerweise bestätigt der Kunde oder ein anderer Zeuge die Richtigkeit der Bestandsaufnahme. Allerdings, und das ist wichtig zu beachten, darf der Bestand in den Räumen des Kunden nicht gegen dessen Willen aufgenommen werden! Der Insolvenzverwalter hingegen ist verpflichtet, das Inventar aufzunehmen und zu sichern. Leider weiß ich aus Erfahrung aber auch, dass eben noch vom Gläubiger aufgenommene Bestände mitunter plötzlich verschwinden.“

Auch der verlängerte Eigentumsvorbehalt kann helfen

„Ein Gläubiger, der sich den verlängerten Eigentumsvorbehalt bei Vertragsabschluss gesichert hat, hat im Insolvenzfall recht gute Karten. Der Insolvenzverwalter ist zwar dazu berechtigt, das Sicherungsgut (also die verarbeitete Ware oder die Forderung aus dem Weiterverkauf) durch Veräußerung oder Einziehung zu verwerten, aber als gut abgesicherter Gläubiger ist man vor den anderen Gläubigern aus dem Erlös zu befriedigen. Der Insolvenzverwalter darf zuvor jedoch noch eine Pauschale von 4 Prozent vom Erlös als Feststellungskosten geltend machen sowie ca. 5 Prozent für Kosten der Verwertung.“

Forderung auf jeden Fall anmelden

„Gläubiger sollten ihre Forderungen bei dem Insolvenzverwalter unbedingt innerhalb der veröffentlichten Fristen anmelden! Wird die Forderungsanmeldung nicht rechtzeitig und korrekt vorgenommen, besteht die Gefahr, dass zusätzliche Kosten entstehen bzw. schlimmstenfalls die Forderung am Verfahren gar nicht teilnimmt und nicht einmal die häufig geringe Insolvenzquote am Ende zur Auszahlung gelangt…“

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Kenntnisgabe/-nahme über ein bei Gericht beantragtes Insolvenzverfahren

„Tritt der von Unternehmern gefürchtete Fall ein und es wird tatsächlich aufgrund eines Insolvenzantrages über das Vermögen eines Kunden die vorläufige Verwaltung angeordnet und damit auch ein vorläufiger Insolvenzverwalter eingesetzt, gehen die meisten Unternehmer davon aus, von besagtem Tatbestand selbstverständlich Kenntnis zu erhalten. Diesen Automatismus gibt es aber leider nicht. Eine Aufklärungspflicht ist nicht universell gegeben. Die früher gängigen Veröffentlichungen in Tageszeitungen, durch die man schon ‚zum Frühstück‘ regelmäßig über die Insolvenz eigener oder potentieller Kunden informiert wurde, gibt es nicht mehr.

An ihre Stelle ist die öffentliche Bekanntmachung im Internet unter www.insolvenzbekanntmachungen. de getreten. Alle Bekanntmachungen, die vorgenommen werden müssen, sobald ein Insolvenzverfahren bei Gericht beantragt wurde, werden hier von allen Insolvenzgerichten der Bundesrepublik Deutschland veröffentlicht. Der Gesetzgeber hält diese Art der Veröffentlichung für ausreichend. Diese dann aber auch zur Kenntnis zu nehmen, ist generell allein Sache des Gläubigers.“

Schwacher vorläufiger Insolvenzverwalter>

„Dieser Begriff hat nichts mit der körperlichen Konstitution zu tun, auch wenn sich diese Assoziation sofort aufdrängen mag. Ein schwacher vorläufiger Insolvenzverwalter wird von Insolvenzgerichten bei vorläufigen Insolvenzverfahren als Sicherungsmaßnahme eingesetzt. Die Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis bleibt weiter beim Schuldner, denn der schwache vorläufige Insolvenzverwalter schließt normalerweise selbst keine Rechtsgeschäfte ab. Wenn – wie meistens – das Gericht einen sogenannten Zustimmungsvorbehalt angeordnet hat, kann der Schuldner allerdings besagte Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis nur mit Zustimmung des vorläufigen Insolvenzverwalters ausüben.“

Starker vorläufiger Insolvenzverwalter

„Wird gegen den Schuldner von Seiten des Gerichtes ein allgemeines Verfügungsverbot erlassen, geht die Verfügungs- und Verwaltungsbefugnis auf den vorläufigen Insolvenzverwalter über. Auf Grund dieser Befugnis spricht man jetzt von einem starken vorläufigen Insolvenzverwalter. Nach § 55 Abs. 2 Insolvenzordnung (InsO) begründet der starke vorläufige Insolvenzverwalter Masseverbindlichkeiten.“

Masseverbindlichkeit

„Eine Verbindlichkeit, die bei einer Insolvenz vor allen anderen Verbindlichkeiten zu 100% aus der Vermögensmasse zu bedienen ist, nennt man Masseverbindlichkeit. Hierbei handelt es sich überwiegend um solche Verbindlichkeiten, die erst nach Eintritt der Insolvenz entstanden sind. Es kann sich hierbei um neue Verbindlichkeiten handeln, die durch Handlungen des Insolvenzverwalters entstehen und deren Notwendigkeit in der Fortführung der Geschäfte sowie in der Durchführung des Insolvenzverfahrens begründet liegt. Dabei kann es sich aber auch z. B. um die Fortführung bestehender Verträge handeln, die ein Gläubiger mit dem Schuldner abgeschlossen hat, wie z. B. Reinigungsarbeiten, Entsorgungsleistungen, Wartungsarbeiten an Fahrzeugen, Dienstleistungen an Büromaschinen o. Ä…

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