Digitale Risiken wurden auf Kosten schneller Umsetzungen meist wenig beachtet. Dabei gehören Datensicherheit und Datenschutz zu den häufigsten Gründen, warum sich Wohnungsunternehmen und Mitarbeiter trotz anhaltendem Druck noch schwer tun mit der Digitalisierung.

Wie sieht der Weg zu professioneller, zeitgemäßer ITInfrastruktur aus? Der dritte von insgesamt vier Gastbeiträgen von Haufe greift die wichtigsten Risiken auf und zeigt Lösungswege für Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen.

Je mehr Arbeitsprozesse Unternehmen ins Digitale verlagern, desto stärker müssen sie sich vor virtuellen Angriffen schützen. Laut einer Bitkom-Umfrage haben 70 Prozent der Unternehmen in den vergangenen Jahren Cyber-Angriffe erlebt. Hacker haben es auf sensible Daten abgesehen, knacken Passwörter und installieren Ransomware.

Mit dieser Schadsoftware verschlüsseln sie Computer, erpressen Firmen und legen im schlimmsten Fall den gesamten Betrieb still. Hinzu kommen rechtliche Anforderungen, Schulungsbedarf von Seiten der Mitarbeiter und eine wachsende Abhängigkeit von Stromversorgung und Internetverbindung. Auf den ersten Blick kann das erschrecken. Doch wer sich dem Thema systematisch nähert, rüstet sein Unternehmen Schritt für Schritt gegen Cyber-Angriffe.

Zentraler Hebel: Das Sicherheitsdreieck Mensch–Technik–Prozesse

Bei allen Schritten hin zu einem professionellen IT-Sicherheitsmanagement geht es darum, sowohl den Menschen, als auch die Technik und die Prozesse zu berücksichtigen. Sei es durch Unachtsamkeit oder Unwissenheit über die neuesten Technologieentwicklungen und rechtlichen Vorgaben, das größte IT-Risiko ist der Mensch selbst.

Allein der richtige Umgang mit Passwörtern stellt für viele eine große Herausforderung dar, bestätigt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seinem neuesten Lagebericht für Deutschland. Dabei sind leistungsstarke Passwort-Manager auch als Open-Source-Software verfügbar.

Da eine starke IT-Sicherheit zudem konstant angepasst werden muss und dafür ausreichend Budget benötigt wird, sollten Mitarbeiter regelmäßig geschult und das Sicherheitsmanagement direkt bei der Geschäftsführung angesiedelt werden.

Daten, Daten, Daten – Professioneller Schutz vor unbefugtem Zugriff

Die eigenen Daten auf dem eigenen Server in den eigenen Räumen gelten vielen oft noch als bestes Sicherheitskonzept. Aber die wenigsten Wohnungsunternehmen sind mit einem so guten Sicherheitssystem ausgestattet, wie die Server von professionellen Software- und Cloudanbietern wie beispielsweise Microsoft.

Letztere investieren täglich in ihre Systemlandschaft und bieten daher einen Sicherheitsstandard, den andere Unternehmen nur mit sehr großem Aufwand selbst realisieren können. Anbieter webbasierter Software weisen ihre Sicherheitsstandards durch entsprechende Zertifikate nach.

Zu den Schutzmaßnahmen gehören dabei nicht nur die Verschlüsselung der Daten und das Abschirmen vor virtuellen Angriffen. Die Anbieter schützen ihre Infrastruktur auch vor Feuer, Einbruch und Diebstahl…

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Vieles hat erstaunlich gut funktioniert. Es wurde konsequent, effektiv und effizient gearbeitet. Jetzt geht es darum, sicherzustellen, dass technische, sicherheitsmäßige, rechtliche und personelle Anforderungen erfüllt sind. Worauf Wohnungsunternehmen achten müssen, um sich langfristig für mobiles Arbeiten fit zu machen, zeigt der zweite Teil der vierteiligen Artikelserie von Haufe.

Viele Mitarbeiter haben in der Corona-Krise Geschmack an der flexiblen, mobilen Arbeitsweise gefunden. Zwei von drei Arbeitnehmern möchten auch ohne Ausgangsbeschränkungen häufiger im Homeoffice arbeiten. So eine Untersuchung des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation.

Die Geschäftsführerin der Wohnungsgesellschaft Weißenhorn, Anja Wenzel, betont, dass auch die Unternehmen davon profitieren: „Wir werden flexibler, weil wir von unterwegs oder zu Hause aus arbeiten können.“

Zuverlässig mobil arbeiten dank zeitgemäßer Technologie

Die wichtigste Frage, die Unternehmen beantworten müssen, lautet: Wie können Mitarbeiter einfach, schnell und egal, wo sie sich befinden, sicher auf Daten im Unternehmen zugreifen? Viele nutzen noch VPNVerbindungen zu den firmeneigenen Servern.

Doch die Internetverbindungen ins Unternehmen sind häufig nicht darauf ausgerichtet, dass viele Mitarbeiter gleichzeitig von außen auf Daten zugreifen. Entsprechend anfällig und träge sind sie bei hoher Auslastung. Viele Mitarbeiter speichern in Homeoffice auch Daten auf privaten Medienhäufig ohne ausreichenden Schutz und regelmäßige Datensicherung.

Aus diesem Grund müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter, allein schon aus rechtlichen Gründen, mit gesicherten Firmen-Laptops ausstatten. Wer über eine webbasierte Lösung wie die ERP-Software Haufe axera und ein angebundenes Dokumentenmanagement-System auf Daten und Anwendungen in der Cloud zugreift, benötigt für die mobile Überall-Arbeit lediglich eine stabile Internetverbindung.

Der Zugriff erfolgt dann genau dort, wo er gebraucht wird – unabhängig von Endgerät und Ort: Beim Mieter, in der Wohnungseigentumsanlage, auf der Baustelle, im Hausmeister-Büro oder eben im Homeoffice. Damit entfällt auch die Frage, wie Daten gesichert werden.

Sicherheitslücken schnell schließen

Mit dem Wechsel ins Homeoffice sind viele Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen unbewusst weitere Risiken eingegangen. Erst nach und nach stieg das Bewusstsein, dass private PCs und Internetzugänge Einfallstore für Viren, Phishing, Trojaner und Hacker-Angriffe sein können.

Damit Unternehmensdaten nicht für Passanten auf der Straße offen zugänglich sind, müssen Mitarbeiter ihre W-LAN-Zugänge zuhause mit einem sicheren Passwort schützen. Zusätzlich sollten die Firmen-Laptops mit einer sogenannten Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt werden. So kann sich niemand in das Gerät einloggen, der nicht zugleich über das Smartphone verfügt, mit dem die Anmeldung bestätigt werden muss. Antiviren-Software und Spam-Filter sorgen für zusätzliche Sicherheit.

Während eigene Server im Haus nie genügend vor Einbruch, Diebstahl, Brand oder Hochwasser geschützt sind, erfüllen externe Rechenzentren, insbesondere bei Cloud-Anbietern, ein hohes Maß an geprüfter und zertifizierter Ausfallsicherheit sowie Brandschutz…

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Die Software erfüllt die gestiegenen Anforderungen an mobiles Arbeiten unabhängig von Ort und Endgerät. Ziel der langfristig ausgerichteten Partnerschaft ist es, die ERP-Software gemeinsam weiterzuentwickeln.

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Die Ergebnisse zeigen, dass Mobilgeräte zwar vielerorts bereits im Einsatz sind, großes Potenzial aber derzeit noch ungenutzt bleibt.

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