Die Stadtwerke Düsseldorf und die Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft (DWG) sind zwei Unternehmen, die mit viel Enthusiasmus Ja gesagt haben. Sie waren dazu bereit, Aareal Meter – eine Lösung der Aareal Bank Gruppe für mobile Zählerablesung in der Energie- und Wohnungswirtschaft – in einem Pilotprojekt einem Praxistest zu unterziehen. Die Schnelligkeit und die Begeisterung, mit denen sich die beiden Unternehmen für den Einsatz von Aareal Meter entschieden haben, lassen erahnen, wie hoch der Leidensdruck beim Thema Zählerablesung ist.

Eine einfache Lösung, die zur rechten Zeit kam

Silvia Ardite arbeitet in der Finanzbuchhaltung der Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft. Die jährliche Zählerablesung kennt sie in all ihren Facetten: „Natürlich haben sich über die Jahre auch Details am Ableseprozess geändert. Dennoch war es für uns ein Leidensthema, das sich gerade in den vergangenen Jahren, nach der Umstellung auf die jahresbezogene Abrechnung und mit einer wachsenden Menge von Zählern, immer aufwendiger und schwerfälliger gestaltet hat.

Die zeitlichen Abläufe waren kompliziert und die Erfassung mit viel Aufwand verbunden, da Zählerstände meist händisch erfasst, die Daten in Exceltabellen gesammelt und ausgetauscht wurden. Das alles macht den gesamten Prozess sehr zeitraubend.“ Ihre Kollegin Erika Makelki, die im Unternehmen für die Betriebskostenabrechnung zuständig ist, ergänzt: „Die Betriebskostenabrechnung, die zum Jahresende erfolgt, beschäftigt uns eigentlich bis zum Dezember des Folgejahrs, wenn sie an die Mieter geht. Dann aber steht schon die nächste Ablesewelle bevor.“

Sie fügt hinzu: „Mithilfe der App können wir die Prüfung der Abrechnung nun schon deutlich früher vornehmen, im März oder April. Insgesamt gewinnen wir dadurch etwa acht Wochen, in denen wir den Kopf frei haben für andere Dinge.“ Gleichzeitig profitieren auch die Mieterinnen und Mieter davon, denn sie wissen früher, wie hoch ihre Nebenkosten sind.

Bei ihrem Einsatz von Aareal Meter steht die Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft noch ganz am Anfang. Die App war 2020 zum ersten Mal im Einsatz, um die händische Erfassung der Daten zu ersetzen. Silvia Ardite ist sich aber sicher: „Der Ableseprozess wird sich in Zukunft noch weiter beschleunigen. Wir sind jetzt in der Lage, genau zurückzuverfolgen, wann welche Daten erfasst wurden, und wir können Fehler bei der Zählerablesung weitestgehend ausschließen. Das erlaubt uns, fehlerhafte Rechnungen kurzfristig zu korrigieren. Außerdem sind viel weniger Kollegen mit dem Nachfassen und mit Korrekturen beschäftigt.“

Sieben Mitarbeiter haben für die Erfassung der 2.500 Zählerstände früher rund drei Monate gebraucht. Ein Mitarbeiter schafft das heute in einem Monat.

Vorteile bringt die App auch bei vielen anderen Aspekten des Ableseprozesses. Die Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft vergibt die Ablesung der Zählerstände an eine Fremdfirma: „Heute liest ein Mitarbeiter die 2.500 Zählerständen in einem Drittel der Zeit ab. Mit der händischen Erfassung waren etwa sieben Mitarbeiter rund drei Monate beschäftigt. Das hat sich deutlich beschleunigt“, erklärt Silvia Ardite…

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Wie können wir eingehende Zahlungen, die nicht per Lastschriftverfahren aufs Konto kommen, eindeutig einem Mietvertrag zuordnen? Diese Kernfrage war für die in Wien ansässige Wohnbauvereinigung für Privatangestellte, WBV-GPA, vor einiger Zeit Anlass, ihre Zahlungseingangsprozesse zu optimieren. „Bis 2020 hatten wir bei der WBV-GPA nur ein einziges Zahlungseingangskonto“, erläutert Gerald Visjager, Leiter Rechnungswesen und Finanzierung bei der WBV-GPA. „Es war manchmal sehr mühsam, Zahlungen eindeutig zuzuordnen, wenn zum Beispiel die Oma für den Enkel oder die Tante für den Neffen gezahlt und am Zahlschein nicht die Verrechnungsnummer vermerkt hatte.“

Hinzu kommt, dass die WBV-GPA aktiv geförderten Wohnraum schafft. Dadurch ist die Zahl der vermieteten Einheiten in den vergangenen Jahren stark gestiegen – und damit der Bearbeitungsaufwand rund um den Zahlungseingang. „Aus früheren Gesprächen mit der Aareal Bank wussten wir bereits, dass sie Lösungen für die Zahlungszuordnung anbietet, und deshalb haben wir beschlossen, auf diese zurückzugreifen“, erklärt Visjager weiter.

Virtuelle Kontonummer

Seit Januar 2021 nutzt die WBV-GPA die Lösungen Aareal Account und Aareal Portal. Über Aareal Account können das ERP- und das Kontensystem der WBV-GPA miteinander kommunizieren. Dafür schuf die Immodat GmbH (IT-Tochter der österreichischen Sozialbau AG) eine Schnittstelle zum ERP-System der WBV-GPA. Der Clou im neuen Prozess: Jedem Mietvertrag wird eine individuelle virtuelle Kontonummer zugeordnet, auf die die Mietpartei oder eben eine andere Person künftig Zahlungen überweist. Die Zahlungseingänge laufen alle auf dasselbe Konto, lassen sich durch die virtuelle Kontonummer aber ohne Schwierigkeiten dem zugehörigen Mietvertrag zuordnen – und das automatisch.

Über das Portal der Aareal Bank als Benutzeroberfläche kann die WBV-GPA ihre Kontobewegungen verwalten. „Wir schätzen die Zeitersparnis auf rund 15 Stunden im Monat“, berichtet Visjager. Die frei gewordenen personellen Ressourcen nutzt die WBV-GPA heute unter anderem, um Mieteranfragen besser zu betreuen, aber auch, um die Zahl der Überstunden in der Belegschaft zu reduzieren.

Klare Kommunikation

Entscheidend für den Erfolg der deutschen Lösung für das Management des Zahlungseingangs beim österreichischen Unternehmen WBV-GPA war aus Sicht von Prokurist Visjager vor allem die klare Kommunikation mit der Mieterschaft während der Einführung. Heute kann die WBV-GPA eine positive Wirkung auf ihre internen Prozesse feststellen: „Die mühsame Zuordnung des Zahlungseingangs ist bei uns im Hause dadurch schlicht weggefallen. Die Fehlerquote geht gegen null, es gibt nur wenige Ausnahmefälle“, berichtet Visjager und fasst zusammen: „Alles in allem können wir sagen: Die Prozesse haben sich radikal vereinfacht.“

Drei Fragen an Wolfgang Lütz, Direktor bei der Aareal Bank AG

Herr Lütz, die virtuelle Kontonummer bietet institutionellen Vermietern prozessuale Vorteile im debitorischen Zahlungsverkehr. Gibt es diese Potenziale auch im kreditorischen Zahlungsverkehr?

Ja, zum Beispiel die regelmäßig wiederkehrenden betriebskostenrelevanten Abschlagszahlungen. Auch hier bietet die Nutzung der virtuellen Kontonummer große Potenziale. Ich denke dabei an die automatische Bezahlung von Tausenden von kreditorischen Posten zu kreditorischen Verträgen im ERPSystem. Die virtuelle Kontonummer als Werkzeug bietet hier die Chance, buchhalterische Fehler bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen zu unterbinden.

Welche Lösungen bietet die Aareal Bank in diesem Kontext an? …

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Die Berufung von Jochen Klösges steht noch unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Aufsicht (EZB). Bis zu seinem Amtsantritt werden die Aufgaben des Vorstandsvorsitzenden weiterhin von den Vorstandsmitgliedern Marc Heß und Thomas Ortmanns wahrgenommen.

Der künftige Aareal-Chef Jochen Klösges ist derzeit noch CEO der E.R. Capital Holding GmbH & Cie. KG des Hamburger Unternehmers Erck Rickmers. In dieser Funktion war er in den vergangenen Jahren für eine breite Palette von Aktivitäten in den Segmenten Immobilien, Asset Management, Schifffahrt, Private Equity und Erneuerbare Energien verantwortlich.

Klösges trieb hier die Verlagerung der unternehmerischen Schwerpunkte von der Schifffahrt auf Immobilien und erneuerbare Energien maßgeblich mit voran. Von 2009 bis 2013 gehörte er dem Vorstand der Commerzbank AG an. Dort war er unter anderem für die Geschäftsfelder gewerbliche Immobilienfinanzierung, Asset Management & Leasing, Schiffsfinanzierung und Staatsfinanzierung zuständig, die er erfolgreich restrukturierte.

Von 2007 bis 2009 war Jochen Klösges Strategiechef der Commerzbank. Davor war er fünf Jahre für die Eurohypo AG tätig, zunächst als Leiter des Risikomanagements und ab 2004 als Vorstandsmitglied. Für die Commerzbank führte er später dann den Aufsichtsrat des Immobilienfinanzierers.

Marija Korsch, Aufsichtsratsvorsitzende der Aareal Bank AG, erklärte: „Wir freuen uns sehr, Jochen Klösges für uns gewonnen zu haben. Er verbindet Unternehmergeist, Kundenorientierung und strategisches Denken mit einem breiten Erfahrungsschatz in allen wesentlichen Dimensionen des Immobilienfinanzierungs- und Bankgeschäfts. Der Aufsichtsrat ist davon überzeugt, dass die Aareal Bank Gruppe unter seiner Führung ihre erfolgreiche Entwicklung fortsetzen und in einer Zeit des tiefgreifenden Wandels auch künftig die richtigen strategischen Antworten finden wird…

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Mit Hilfe von Aareal Meter können Unternehmen aus der Energie- und Wohnungswirtschaft künftig die bislang zeitaufwendige und fehleranfällige Zählerablesung digitalisieren und deutlich effizienter gestalten. Aareal Meter besteht aus einem digitalen Auftragsportal sowie einer Ablese-App und ist ab sofort verfügbar.

Das Erfassen von Zählerständen, beispielsweise für den Wasser- und Energieverbrauch, bedeutet für Hausverwalter und Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft zum Jahresende regelmäßig einen großen administrativen Aufwand. Die Datenablesung zur Weitergabe an den Energieversorger oder zur Erstellung von Nebenkostenabrechnungen ist mühselig und zeitaufwendig, da sie weitestgehend händisch und papierhaft erfolgt.

Mit Hilfe von Aareal Meter lässt sich dieser bisher zum Teil analoge und fehleranfällige Ableseprozess mit geringem Einführungsaufwand optimieren. Dies erhöht nicht nur die Effizienz der Datenablesung, sondern unterstützt alle Beteiligten dank automatisiertem Prozessablauf und hoher Datenqualität bei der eigentlichen Arbeit.

Zählerstände werden mit der Smartphone-Kamera erfasst

Aareal Meter besteht aus einem digitalen Auftragsportal zur Disposition und aus einer Ablese-App zum Erfassen der Verbrauchsdaten mit Hilfe der Smartphone-Kamera am eigentlichen Verbrauchszähler. In der App sehen die Ableser, welche Verbrauchswerte sie wann und wo erfassen sollen. Mittels Barcode-Scan wird der Zähler korrekt zugeordnet. Das Erfassen erfolgt per automatischer Scan-Funktion. Zudem wird jede Ablesung durch ein Belegfoto dokumentiert und im System hinterlegt. So lassen sich Zweifelsfälle einfach klären.

Das Aareal Meter-Auftragsportalist die zentrale Plattform für das Verarbeiten der Daten durch Wohnungsunternehmen, Immobilienverwalter und Ablesedienstleister. Über die cloudbasierte Plattform werden Auftragsdaten der Versorger importiert, Objekt- und Zählerdaten verwaltet sowie Ableseaufträge an die Mobilgeräte der Hausmeister und Ablesedienstleister disponiert.

Die Nutzer können im Portal jederzeit den Ablesestatus einsehen und die Daten verwalten. Dank automatischer Synchronisierung zwischen App und Portal gelangen beispielsweise Informationen über defekte oder neu installierte Zähler direkt aus der Liegenschaft zum Disponenten. Solche Updates komplettieren die Datenbasis – ein weiterer Vorteil von Aareal Meter.

In zwölf Monaten von der Idee zum marktreifen Produkt

Aareal Meter ist das Ergebnis der strategischen Zusammenarbeit der Aareal Bank als führendem Dienstleister für die Immobilienwirtschaft und pixolus, einem auf mobile Datenerfassung spezialisierten Start-up. In nur zwölf Monaten haben beide Partner die Idee zu einem marktreifen Produkt geführt, das bereits bei ersten Kunden im Einsatz ist.

Martin Konrath, Director Key Accounts der Aareal Bank sagt: „Zusammen mit pixolus haben wir nun einen neuen digitalen Marktstandard geschaffen, der sich durch hohe Effizienz, Zuverlässigkeit und Transparenz auszeichnet…

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Dabei gewinnt nicht nur der Wunsch nach kürzeren und direkteren Kommunikationswegen (rund 33 Prozent) an Bedeutung, sondern auch der Wunsch nach mehr Flexibilität und individuelleren Zahlungsmöglichkeiten bei Miet- und Kautionszahlungen.

Befragt nach der bevorzugten Form der Mietzahlung, liegen das Lastschriftverfahren (rund 48 Prozent) und die konventionelle Überweisung (44 Prozent) aktuell noch nah beieinander – und werden auch zukünftig den größten Teil der Mietzahlungen ausmachen. Trotzdem ist eine Tendenz zur stärkeren Diversifikation von Zahlungsmöglichkeiten für die eigene Mietzahlung ablesbar.

Alternative Zahlungsanbieter wie Apple Pay, Barzahlen, PayPal oder auch die Kreditkarte gewinnen nach Einschätzung der Umfrageteilnehmer an Bedeutung und machen in Summe rund 13 Prozent der zukünftigen alternativen Bezahlmöglichkeiten aus. Im Vergleich zu heute (rund 8 Prozent) entspricht dies einem deutlichen Zuwachs.

33 Prozent fragen nach Kautionsbürgschaften

Besonderen Nachholbedarf sehen die Befragten bei der Kautionsverwaltung. Der Umfrage zufolge interessiert sich jeder dritte Befragte (rund 33 Prozent) dafür, als Alternative zur gängigen Barkaution eine Kautionsbürgschaft abzuschließen.

Jeder Vierte (rund 24 Prozent) ist außerdem noch nicht auf Barkaution oder Bürgschaft festgelegt. Nur 43 Prozent der Befragten ziehen aktuell noch die Barkaution vor. Ein Trend, auf den Vermieter und Wohnungswirtschaft durch eine Erweiterung ihres Kautionsangebots reagieren können.

Zufriedenere Mieter durch schlankere Bank-Prozesse

„Die Umfrage zeigt sehr anschaulich, dass Vermieter und Wohnungsunternehmen das Potenzial zur Optimierung grundlegender Prozesse im Vermietungsalltag noch nicht vollumfänglich ausschöpfen“, sagt Dominik Brieler, Managing Director der plusForta GmbH, einer Tochter der Aareal Bank AG.

Um diesem Wunsch nach alternativen Zahlungsarten und Kautionslösungen in Zukunft gerecht zu werden, sollten Vermieter und Wohnungsunternehmen ihre Prozesse erweitern und die Integration innovativer Lösungen in die bestehenden Systeme ermöglichen…

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Mittels einer lernenden Datenbank werden diese Daten einheitlich formatiert, zum Teil aggregiert und für bankweite Systeme bereitgestellt. Mit der eingesetzten realxdata-Technologie wird dieser Prozess automatisiert und um ein Vielfaches schneller erfolgen. Die Datenbank schafft die Grundlage für KI-gestützte Auswertungen und Szenario-Berechnungen für verschiedene Bereiche der Bank.

Prozesse noch schneller und präziser umsetzen

„Über die Zusammenarbeit mit realxdata setzen wir unsere Digitalisierungsstrategie konsequent fort. Durch die Nutzung der realxdata-Software und Datenbank können wir unsere Analysen und interne Prozesse noch schneller und präziser umsetzen“, erläutert Ulf Ekelius, Leiter Credit Management, Aareal Bank AG.

„Automatisierung und Künstliche Intelligenz werden die Prozesse in Unternehmen zunehmend verändern. Dabei werden Datenanalysen immer relevanter, da sie die Basis für strategische und operative Entscheidungen darstellen. Deshalb kollaborieren wir mit innovativen Kompetenzpartnern in diesem Bereich“, ergänzt Holger Spielberg, Group Technologie Officer, Aareal Bank AG…

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Die plusForta GmbH mit Sitz in Düsseldorf und einem Büro in Berlin wurde 2008 von der SchneiderGolling & Cie. Beteiligungsgesellschaft mbH und der Capitol Immobilien GmbH gegründet. Das Unternehmen vermittelt über die beiden Online-Plattformen kautionsfrei.de und kautionsfuchs.de erfolgreich Kautionsbürgschaften der R+V Versicherung und Württembergischen Versicherung an Kunden. Kautionsbürgschaften haben sich als Alternative zur Barkaution bereits etabliert und werden als Mietsicherheit akzeptiert.

Das Angebot richtet sich an Mieter von Wohnungen und Gewerbeimmobilien. Die Anzahl der bis dato vermittelten Bürgschaftsverträge liegt bei rund 160.000. Die plusForta ist bundesweit mit namhaften Kooperationspartnern der Immobilien-, Finanz- und Versicherungsbranche vernetzt.

„Mit der Akquisition der plusForta GmbH setzen wir unser Zukunftsprogramm „Aareal 2020“ weiter um. Wir ergänzen zum einen unsere Wertschöpfungskette und stärken zugleich unsere Position im Kautionsbereich. Unsere Kunden aus der Immobilienwirtschaft erhalten damit rund um das Thema Mietsicherheiten alles aus einer Hand. Dies ist ein wichtiger Schritt auf unserem Weg, der führende Anbieter für digitale Kautionslösungen für die Immobilienwirtschaft zu werden“, erklärte Thomas Ortmanns, Vorstandsmitglied der Aareal Bank AG. „Wir freuen uns, dass wir mit der Aareal Bank einen zukunftsweisenden strategischen Partner gefunden haben, dessen Leistungsportfolio wir ergänzen und mit dem wir unser digitales Angebot einem noch größeren Kundenkreis zugänglich machen können als bisher“, so Robert Litwak, Geschäftsführer der plusForta GmbH.
Sven Korndörffer
Christian Feldbrügge

Aareal Bank Gruppe

Die Aareal Bank Gruppe mit Hauptsitz in Wiesbaden ist ein führender internationaler Immobilienspezialist. Sie bietet smarte Finanzierungen, Software-Produkte sowie digitale Lösungen für die Immobilienbranche und angrenzende Industrien und ist auf drei Kontinenten – in Europa, Nordamerika und Asien/Pazifik – vertreten. Die Muttergesellschaft des Konzerns ist die im MDAX gelistete Aareal Bank AG. Unter ihrem Dach sind die Unternehmen der Gruppe in den Geschäftssegmenten Strukturierte Immobilienfinanzierungen und Consulting/Dienstleistungen gebündelt. Das Segment Strukturierte Immobilienfinanzierungen umfasst die Immobilienfinanzierungs- und Refinanzierungsaktivitäten der Aareal Bank Gruppe. Hier begleitet sie im Rahmen einer Drei-Kontinente-Strategie nationale und internationale Kunden bei ihren Immobilienprojekten in Europa, Nordamerika und Asien. Im Segment Consulting/Dienstleistungen bietet die Aareal Bank Gruppe Kunden in Europa aus der Immobilien- und Energiewirtschaft eine einzigartige Kombination aus spezialisierten Bankdienstleistungen, innovativen digitalen Produkten und Dienstleistungen zur Optimierung und Effizienzsteigerung ihrer Geschäftsprozesse.

plusForta GmbH

Die plusForta GmbH ist der marktführende Anbieter von Mietkautionsbürgschaften in Deutschland. Mit Abschluss einer Mietkautionsbürgschaft entfällt die Hinterlegung der Barkaution. Dadurch wird der Mieter finanziell entlastet und die Entscheidung für eine neue Mietwohnung erleichtert. Mit kautionsfrei.de hat das Insurtech Unternehmen die Mietkautionsbürgschaft erfolgreich am deutschen Markt etabliert…

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